SAC : Modèle d'entente de financement simplifié pour financement destiné à un ou des projets 2018-2019

Entente de financement (Financement de projet)

Durée

1.0 Cette entente est en vigueur du _____ au _____.

1.1 Aux termes de cette entente, l’exercice commence le 1^er avril d’une année civile et se termine le 31 mars de l’année civile suivante.

1.2 Les obligations du bénéficiaire en matière d’indemnisation, de tenue de dossiers, de présentation de rapports, de remboursements et de collaboration dans le cadre des vérifications continuent de s’appliquer après l’expiration ou la résiliation de cette entente.

Financement du ou des projets

2.0 Chaque projet que le MSAC accepte de financer est décrit à l'annexe 1.

2.1 L’annexe 1 présente :

1. le ou les projets proposés par le bénéficiaire que le MSAC a accepté de financer; et
2. le financement maximal pour les activités admissibles pour chaque exercice.

2.2 L’annexe 1 peut aussi présenter :

1. le financement maximal pour les dépenses admissibles pour chaque exercice;
2. les modalités que le bénéficiaire doit rencontrer;
3. les modalités selon lesquelles un pourcentage des fonds peut être retenu par le MSAC;
4. les modalités selon lesquelles le bénéficiaire peut reporter des fonds non dépensés à l’exercice suivant; et
5. les facteurs de rajustement selon lesquels le MSAC peut augmenter ou diminuer, par avis, le financement maximal pour un exercice.

2.3 L’annexe 2 présente :

1. les exigences en matière de présentation de rapports;
2. les échéances pour la présentation de rapports; et
3. le plan des paiements.

2.4 Si la présente entente couvre plus d'un exercice, le MSAC, pour chaque nouvel exercice de la présente entente fournira par voie d'un avis un calendrier révisé des versements périodiques pour cet exercice.

2.5 Le MSAC peut, par avis au bénéficiaire, remplacer une partie ou l'ensemble de l’annexe 2 afin de repousser les échéances de présentation de rapports ou de modifier le plan des paiements demandé par le bénéficiaire.

2.6 Malgré toute autre disposition de cette entente, le financement dépend de l’affectation des fonds par le Parlement du Canada pour l’exercice où le paiement doit être versé.

Utilisation des fonds

3.0 Le bénéficiaire doit :

1. utiliser les fonds uniquement aux fins des activités et des dépenses admissibles présentées à l’annexe 1; et
2. respecter l’ensemble des exigences et des échéances présentées aux annexes 1 et 2.

Arrangements financiers

4.0 Le bénéficiaire est entièrement responsable des coûts ou des dommages découlant des prêts, des baux et de tout autre arrangement financier qu’il a pris, ou qu’un agent a pris en son nom.

Documents et rapports

5.0 Pour chaque exercice, le bénéficiaire doit, conformément à l’annexe 2, rendre compte au MSAC de la réception et de l'utilisation des fonds, et des résultats obtenus selon les modalités du Guide de présentation des rapports publié pour l'exercice en question.

5.1 Le MAINC publiera le Guide de présentation des rapports avant le début de chaque exercice. Le Ministère peut modifier le Guide pendant l'exercice uniquement si les modifications découlent d'une exigence du Conseil du Trésor. Le MSAC informera rapidement le bénéficiaire de toute modification apportée.

5.2 Si la présente entente doit financer un projet pour plus d'un exercice, le MSAC présentera par avis, au début de chaque nouvel exercice visé par l'entente, une annexe 2 modifiée dans laquelle seront précisés, pour l'exercice en question, les exigences en matière de présentation de rapports ainsi que les échéanciers relatifs à ce projet.

5.3 Si l'annexe 2 exige que les états financiers annuels soient vérifiés, le bénéficiaire doit faire vérifier ceuxci par un vérificateur indépendant.

5.4 Si le MSAC verse 100 000 $ ou plus pour financer un projet, le bénéficiaire est tenu d'informer promptement le MSAC de tous les autres fonds qu'il reçoit d'autres ministères ou organismes fédéraux pour ce projet.

5.5 Le bénéficiaire doit conserver tous les dossiers financiers et non financiers qui pourraient être exigés pour la préparation de rapports aux termes de cette entente et pour la réalisation de vérifications, d'évaluations, ou d'examens en vertu de cette entente.

5.6 Pour chaque exercice, le bénéficiaire doit conserver les dossiers financiers et non financiers pendant au moins 7 ans après la fin de l'exercice en question.

5.7 Aux termes de cette entente, le MSAC peut, par avis, approuver ou rejeter toute demande visant à reporter la date de présentation d'un rapport.

Modification ou annulation du financement

6.0 Le MSAC peut, par avis, modifier ou annuler le financement :

1. 30 jours avant qu’un paiement soit effectué, si un ministère ou un organisme fédéral révise ou annule le programme sur lequel est basé le financement;
2. en toute temps précédent le versement d’un paiement, si le financement offert par un autre un ministère ou organisme fédéral, provincial ou municipal est un dédoublement du financement octroyé en vertu de cette entente.

Manquements et recours

7.0 Le bénéficiaire manque à cette entente dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes :

1. le bénéficiaire ne respecte pas les obligations prévues dans cette entente;
2. le vérificateur du bénéficiaire émet une récusation ou une opinion défavorable sur les états financiers du bénéficiaire exigés en vertu de cette entente ou de toute autre entente conclue avec le MSAC;
3. le MSAC détermine que la situation financière du bénéficiaire met en péril l’exécution d’un projet;
4. le bénéficiaire devient insolvable ou cesse ses activités;
5. le bénéficiaire cesse d’être une société en règle, dans le cas où il est une société;
6. le MSAC détermine que la santé, la sécurité ou le bien-être de quiconque est compromis par un projet; et
7. le bénéficiaire manque à ses obligations en vertu de toute autre entente conclue avec le MSAC.

7.1 Lorsque le MSAC détermine que le bénéficiaire manque à cette entente, le MSAC peut aviser le bénéficiaire de tout manquement et prendre une ou plusieurs des mesures suivantes :

1. demander au bénéficiaire de dresser, dans les 60 jours civils suivant l’avis, un plan d’action de gestion acceptable pour le MSAC afin de remédier au manquement;
2. retenir les fonds jusqu’à ce que le bénéficiaire ne soit plus en situation de manquement et qu’il ait produit tous les rapports exigés aux termes de cette entente;
3. imposer d’autres mesures pour corriger le manquement; et
4. résilier cette entente.

Fonds à rembourser au MSAC

8.0 Le bénéficiaire doit rembourser tous les fonds non dépensés pour un exercice, à moins que l’annexe 1 l’autorise à utiliser ces fonds au cours de l’exercice subséquent.

8.1 Si l’une ou l’autre des situations suivantes se produit, le MSAC peut aviser le bénéficiaire qu’il doit lui rembourser des fonds :

1. le bénéficiaire n’a pas dépensé tous les fonds pendant l’exercice pour lequel ils lui ont été versés;
2. le bénéficiaire a dépensé des fonds pour des activités ou des dépenses inadmissibles pendant l’exercice;
3. le bénéficiaire ne s’est pas conformé à l’une ou à l’ensemble des modalités qui s’appliquent au financement, lesquelles sont présentées dans l’annexe 1;
4. le bénéficiaire ne fournit pas les rapports exigés dans le cadre de cette entente;
5. une vérification a révélé que des montants doivent être remboursés au MSAC;
6. le financement offert par un autre ministère ou organisme fédéral, provincial ou municipal est un dédoublement du financement octroyé en vertu de cette entente;
7. le MSAC a versé un montant en trop par erreur.

8.2 Le bénéficiaire doit rembourser au MSAC le montant précisé dans l’avis dans les 45 jours suivant la réception de l'avis.

8.3 Le MSAC imposera des intérêts conformément aux règlements pris aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques sur tout montant remboursable qui est en retard.

8.4 Tout montant que le bénéficiaire est tenu de rembourser au MSAC (y compris les intérêts) constitue une dette envers le MSAC.

8.5 Le MSAC peut soustraire toute somme qui lui est due (y compris les intérêts) de toute somme payable au bénéficiaire dans le cadre de cette entente ou de toute autre entente.

Diffusion de renseignements

9.0 Le MSAC rendra public le nom ou le titre du bénéficiaire, le montant du financement fourni et la description générale du ou des projets.

9.1 Le MSAC peut aussi publier des renseignements additionnels conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada.

9.2 Dans tout matériel de communication qu’il utilise relativement au(x) projet(s), le bénéficiaire doit reconnaître le financement versé par le MSAC aux fins du ou des projets en question.

9.3 Le MSAC peut, de manière unilatérale ou conjointement avec le bénéficiaire, faire des annonces concernant le ou les projets financés en vertu de cette entente, notamment dans le cadre d’événements publics, de communiqués, d’entrevues, de discours, de publications, d’éléments de signalisation, de sites Web, de messages publicitaires et de documents promotionnels.

Vérifications, évaluations et examens

10.0 À n’importe quel moment pendant la durée de cette entente ou dans les sept ans qui suivant son expiration ou sa résiliation, le MSAC peut mener une ou plusieurs vérifications, évaluations, ou examens pour l’une ou l’ensemble des raisons suivantes :

1. évaluer l’efficacité d’un ou de l’ensemble des projets financés dans le cadre de cette entente;
2. revoir les pratiques de gestion du bénéficiaire, y compris les pratiques de gestion de programme;
3. revoir les contrôles financiers du bénéficiaire;
4. évaluer la conformité avec les modalités de cette entente; et
5. confirmer que l’information fournie au MSAC est complète et exacte.

10.1 La vérification, l’évaluation, ou l'examen mené en vertu de cette entente peut être assignée à un ou plusieurs vérificateurs, évaluateurs, ou agents qui sont des employés ou des sous-traitants du MSAC ou d’un organisme fédéral.

10.2 La portée, l’étendue et le calendrier des vérifications, des évaluations, ou des examens sont déterminés par le MSAC.

10.3 Le bénéficiaire doit collaborer à la réalisation de toute vérification, évaluation, ou examen mené en vertu de cette entente :

1. en fournissant toute l’aide nécessaire au vérificateur, à l’évaluateur, ou à l'agent;
2. en fournissant un accès à tous les comptes et registres demandés relativement à cette entente, y compris les pièces justificatives originales;
3. en fournissant l’accès aux locaux dont le bénéficiaire est responsable;
4. en permettant au vérificateur, à l’évaluateur, ou à l'agent d’examiner ces comptes et ces registres et, sauf interdiction de la loi, d’en tirer des copies et des extraits; et
5. en fournissant toute information supplémentaire demandée par le vérificateur, l’évaluateur, ou l'agent relativement aux comptes et aux registres.

10.4 Si le vérificateur, l’évaluateur, ou l'agent le demande, le bénéficiaire doit :

1. exiger de toute entité qui lui a fourni des services de comptabilité ou de tenue de registres qu’elle remette au vérificateur, à l’évaluateur, ou à l'agent des copies des comptes et des registres visés;
2. autoriser le vérificateur indépendant du bénéficiaire à permettre au vérificateur, à l’évaluateur, ou à l'agent du MSAC d’accéder aux documents de travail qui appuient l’opinion ou la déclaration d’abstention du vérificateur indépendant.

Agents

11.0 Le bénéficiaire doit veiller à ce que tout agent auquel il fait appel déclare par écrit :

1. qu’il respectera les mêmes obligations que le bénéficiaire est tenu de respecter en vertu de cette entente en ce qui a trait aux vérifications, aux évaluations, et aux examens;
2. qu’il tiendra à jour les dossiers financiers et non financiers, lesquels pourraient être requis au moment de compléter une vérification, une évaluation, ou un examen;
3. qu’il fournira à tout vérificateur, évaluateur, ou agent qui est un employé du MSAC, d’un organisme fédéral, ou qui est un sous-traitant du MSAC, un accès aux locaux de l’agent ainsi qu’aux dossiers financiers et non financiers requis pour la réalisation de la vérification, de l’évaluation, ou de l'examen;
4. qu’il fournira l’information financière dont a besoin le bénéficiaire pour préparer les rapports exigés en vertu de cette entente.

11.1 S’il fait appel à un agent, le bénéficiaire :

1. demeure tenu de respecter toutes les obligations prévues dans cette entente; et
2. doit remettre sur demande au MSAC une copie de l’accord conclu avec l’agence.

11.2 Le bénéficiaire doit veiller à ce que tout agent auquel il fait appel déclare par écrit :

1. qu’il n’est ni un employé ni un agent du MSAC; et
2. qu’il n’est ni en association, ni partenaire d’une entreprise commune avec le MSAC.

Considérations légales

12.0 Cette « entente » comprend toutes les annexes ainsi que toutes modifications apportées.

12.1 Le MSAC peut, par avis au bénéficiaire, modifier cette entente afin :

1. de reporter la date de présentation d’un rapport;
2. d’approuver des ajustements au plan des paiements;
3. de rajuster les niveaux de financement maximaux, conformément aux facteurs de rajustement définis à l’annexe 1.

Toute autre modification à cette entente doit être approuvée par écrit par le MSAC et le bénéficiaire.

12.2 La présente constitue l’intégralité de cette entente convenue entre le MSAC et le bénéficiaire au sujet du financement du ou des projets décrits à l’annexe 1. Elle remplace l’ensemble des accords, négociations, discussions et engagements antérieurs.

12.3 Cette entente ne crée pas de relation de mandataire, d’association ou de coentreprise ni de relation employeur-employé entre le bénéficiaire et le MSAC.

12.4 Le bénéficiaire indemnise le ministre, le MSAC, ses fonctionnaires, ses employés et ses agents à l’égard de toute réclamation, demande ou responsabilité découlant d’actes, d’omissions ou de négligence de la part du bénéficiaire ou de l’un de ses agents.

12.5 Toute renonciation au droit d’entamer des procédures en vertu de cette entente doit se faire par écrit et n’a aucune incidence sur le droit d’entamer des procédures ultérieurement.

12.6 Le bénéficiaire doit s’assurer que quiconque fait du lobbying en son nom est enregistré conformément à la Loi sur le lobbying.

12.7 Le bénéficiaire doit s’assurer qu’aucun membre de la Chambre des communes ni du Sénat du Canada ne tire de cette entente un avantage qui n’est pas offert au grand public.

12.8 Le bénéficiaire doit s’assurer qu’aucune personne visée par les dispositions d’après-mandat de la Loi sur les conflits d’intérêts, du Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat ou du Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique ne tire un avantage de cette entente, sauf si cette personne se conforme à toutes les dispositions d’après-mandat applicables.

Règlement des différends

13.0 Le MSAC et le bénéficiaire conviennent de régler sans tarder leurs différends au sujet de cette entente par voie de négociation.

13.1 Le MSAC et le bénéficiaire peuvent convenir d’opter pour une procédure de médiation non contraignante afin de résoudre un différend particulier; dans ce cas, chaque partie assumera ses propres frais pour la médiation et les honoraires du médiateur seront partagés à parts égales.

Résiliation de cette entente

14.0 Si le MSAC estime que le bénéficiaire a manqué à ses obligations, il peut résilier cette entente sur-le-champ par un avis écrit au bénéficiaire.

14.1 Si le MSAC ou le bénéficiaire souhaite résilier cette entente pour un motif autre que le manquement, il doit donner un préavis d’au moins 60 jours.

14.2 Si cette entente est résiliée, le bénéficiaire doit :

1. fournir les rapports financiers requis en vertu de cette entente dans les 120 jours;
2. rembourser tous les fonds non dépensés;
3. rembourser toute dette payable au MSAC;
4. rembourser les montants indiqués dans un avis de remboursement.

Avis

15.0 Tous les avis, y compris les demandes ou les autres communications, d'un parti à l'autre, nécessaires en vertu de la présente entente doivent être fournis par écrit et datés comme suit :

1. à la date de livraison si l’avis est remis en main propre;
2. à la date de l’accusé de réception si l’avis est transmis par courrier recommandé ou par messagerie;
3. à la date de transmission si l’avis est transmis par télécopieur ou par courriel.

15.1 Les avis sont transmis au MSAC aux coordonnées suivantes :

15.2 À moins que le bénéficiaire n’ait avisé d’un changement d’adresse, les avis sont transmis au bénéficiaire aux coordonnées suivantes :

Annexe 1