Audit de la mise en œuvre du principe de Jordan

Contexte

Le principe de Jordan a vu le jour en 2007 en réponse parlementaire à la mort de Jordan River Anderson. Jordan est décédé avant d'obtenir son congé de l'hôpital en raison de conflits de compétence au sein des gouvernements fédéral et provincial ainsi qu'entre ceux‑ci au sujet de la question de savoir qui assumerait les coûts de ses soins à domicile. Le principe est une exigence juridique; il ne s'agit pas d'une politique ou d'un programme. Il s'agit d'une initiative axée sur l'enfant d'abord qui prévoit la prestation de services aux enfants des Premières Nations dans leur collectivité d'origine et l'établissement d'un gouvernement de premier contact pour s'assurer que les enfants des Premières Nations peuvent avoir un accès équitable aux services financés par des fonds publics.

En 2016, le Tribunal canadien des droits de la personne (TCDP) a déterminé que l'approche du Canada à l'égard des services destinés aux enfants des Premières Nations demeurait discriminatoire parce qu'elle entraînait des lacunes, des retards et des refus de services aux enfants des Premières Nations lorsqu'ils avaient besoin de soutien et de services pour atteindre une norme de soins et une égalité réelle avec les enfants non autochtones. L'atteinte de l'égalité réelle pour les enfants des Premières Nations ne se limite pas à un accès égal aux services de santé, d'éducation et de soutien ainsi qu'aux services sociaux; il s'agit de fournir les services nécessaires pour soutenir des résultats égaux. Le gouvernement du Canada s'est vu ordonner de mettre en œuvre immédiatement l'intégralité du sens et de la portée du principe de Jordan.

Le budget total approuvé pour le principe de Jordan était de 679,9 millions de dollars de 2016-2017 à 2018-2019. Le budget de 2019 proposait un investissement de 1,2 milliard de dollars dans le principe de Jordan au cours des trois prochaines années pour continuer d'aider les enfants des Premières Nations à obtenir des produits et services gouvernementaux afin de répondre aux besoins non satisfaits. Environ 90 % du Fonds de règlement de l'accès aux services est versé dans le cadre d'accords de contribution.

Importance

La mise en œuvre du principe de Jordan est essentielle pour s'assurer que le gouvernement du Canada répond aux besoins éducatifs, sociaux et de santé des enfants des Premières Nations. Les services et produits offerts en vertu du principe de Jordan donnent aux enfants des Premières Nations la possibilité d'atteindre les mêmes résultats que les autres enfants canadiens en matière de santé, d'éducation et de développement social.

Objectif et portée de l'audit

L'audit de la mise en œuvre du principe de Jordan a eu recours à une approche en deux étapes. Les deux étapes de l'audit avaient des portées et des objectifs différents, mais complémentaires, qui visaient d'abord à évaluer le risque initial lié à la mise en œuvre du principe, puis à évaluer la durabilité du principe en examinant les pratiques clés à court et à long terme nécessaires à sa mise en œuvre efficace. Le tableau ci‑dessous présente l'objectif et la portée respectifs des deux étapes.

Énoncé de conformité

L'audit a été effectué en conformité avec les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, comme le confirment les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Conclusion

Un défi particulier associé au principe de Jordan a été la nécessité d'élaborer des processus opérationnels tout en gérant et en mettant en œuvre le principe dans des délais serrés et sous haute pression. Le principe de Jordan est une initiative unique; par conséquent, il n'existe pas de modèle préexistant pour sa mise en œuvre. De plus, une période habituelle de conception de l'initiative n'est pas disponible en raison de la forte demande et des contraintes de temps découlant de la mise en œuvre des ordonnances du TCDP. En raison de l'évolution du contexte dans lequel le principe de Jordan s'inscrit, les processus opérationnels ainsi que la définition et la portée des exigences du principe ont été continuellement adaptés aux ordonnances du TCDP.

Au cours de la première étape, l'audit a permis de constater que le Ministère s'est positionné pour gérer pleinement certains de ses risques liés à la disponibilité de l'information, aux communications avec les Premières Nations et aux pratiques financières, y compris la délégation de pouvoirs, les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et les examens d'assurance de la qualité pour les paiements. Les employés et le suivi qu'ils effectuent ont aidé le Ministère à atténuer partiellement certains de ses risques liés à l'information et aux connaissances.

Au cours de la deuxième étape, l'audit a permis de constater que le Ministère s'était positionné pour atténuer partiellement certains de ses risques liés à la coordination et à la collaboration entre tous les secteurs concernés par le principe de Jordan, en déterminant les possibilités de répondre aux besoins courants des enfants des Premières Nations, en s'assurant que les employés sont équipés pour répondre à la variation et au volume des demandes liées au principe de Jordan, en tenant compte des conflits d'intérêts réels et perçus, et en sensibilisant l'ensemble des Canadiens à l'importance du principe. Le Ministère n'a pas pleinement mis en œuvre les mesures d'atténuation qu'il a définies pour superviser les exigences de surveillance et de rapport dans les accords de contribution.

L'équipe d'audit a formulé des recommandations sur les autres risques auxquels le Ministère est exposé.

Recommandations

1. À L'avenir, le sous‑ministre adjoint (SMA) principal de la DGSPNI devrait s'assurer que l'information stockée à plusieurs endroits est regroupée dans le dossier de demande. Cela permettra de trouver plus facilement des renseignements à l'avenir.
2. Bien qu'il y ait un fort sentiment d'urgence à prendre une décision dans les délais prescrits par le TCDP, les délais prennent fin lorsque la décision est communiquée. Le SMA principal de la DGSPNI devrait s'assurer qu'un examen post-décisionnel de l'intégralité des dossiers est effectué pour voir à ce que l'information dont la direction a besoin dans les procédures normalisées d'exploitation (PNE) soit présente et accessible aux fins de référence future.
3. Le SMA principal de la DGSPNI, avec le soutien du DPFRE, devrait mettre en œuvre un processus de surveillance pour s'assurer que les engagements pris en vertu de l'article 32 de la LGFP sont entrés dans le Système, Applications et Produits après que la décision a été communiquée et que les fonds inutilisés sont libérés après le paiement final. Les résultats de la surveillance devraient faire l'objet de mesures correctives au besoin.
4. Le SMA principal de la DGSPNI, en collaboration avec SPPEDS, DPFRE, RSEF et OR, devrait définir et communiquer officiellement les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte de tous les secteurs concernés pour garantir une coordination efficace de leur approche en ce qui a trait à la mise en œuvre du principe de Jordan.
5. Le SMA principal de la DGSPNI devrait tirer parti des tendances en matière de données pour déterminer de façon proactive d'autres façons d'offrir des produits et services couramment demandés dans le cadre de programmes existants ou nouveaux.
6. Le SMA principal de la DGSPNI devrait adopter une approche fondée sur les risques la surveillance des rapports et l'utilisation externe des fonds dans le cadre du principe de Jordan.
7. Le SMA principal de la DGSPNI, en collaboration avec tous les secteurs concernés, devrait fournir une aide supplémentaire aux employés afin de mieux les outiller pour répondre à l'augmentation du volume et à la variation des demandes fondées sur le principe de Jordan en mettant au point et en mettant en œuvre le plan de mieux‑être, ainsi qu'en fournissant une rétroaction globale et les leçons apprises tout au long du processus d'évaluation des demandes.
8. Le SMA principal de la DGSPNI devrait officialiser les pratiques internes actuelles en matière de conflits d'intérêts propres au contexte opérationnel du principe de Jordan.
9. Le SMA principal de la DGSPNI, en consultation avec Communications, devrait travailler à élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication plus directement destinée à l'ensemble de la population canadienne afin de mieux sensibiliser sur l'importance du principe de Jordan.

Réponse de la direction

La direction approuve les constatations et accepte les recommandations contenues dans le rapport, et a élaboré un plan d'action de la direction afin d'y donner suite. Le plan d'action de la direction est inclus dans le présent rapport.

2.1 Ordonnances et exigence clés

Le principe de Jordan est une exigence juridique découlant de la décision de 2016 du TCDP. Depuis sa décision initiale, le TCDP a rendu plusieurs ordonnances subséquentes concernant la façon dont le principe de Jordan devrait être défini et mis en œuvre. Dans sa décision du 26 mai 2017 (modifiée en novembre 2017), le Tribunal a offert plus de précisions par rapport au principe de Jordan. Il indique que le principe de Jordan :

• s'applique à tous les enfants des Premières Nations, peu importe où ils vivent;
• fait en sorte qu'il n'y a pas d'écarts quant aux services subventionnés par l'État destinés aux enfants des Premières Nations;
• s'applique sans qu'il y ait présence d'un conflit de compétence;
• exige que le Canada envisage de financer des services et des soutiens qui ne sont pas offerts aux autres enfants, si ces services et soutiens permettent de créer une égalité réelle, sont adaptés sur le plan culturel ou protègent l'intérêt supérieur de l'enfant.

En février 2019, le TCDP a rendu une ordonnance de mesures de redressement provisoires à l'égard du principe de Jordan, en indiquant que, dans les situations urgentes ou mettant la vie en danger, les enfants non inscrits des Premières Nations qui vivent hors réserve (mais sont reconnus par leur Première Nation) seront protégés en fonction de leur intérêt supérieur. Cette mesure de redressement provisoire restera en vigueur jusqu'à ce que les questions concernant la définition d'un enfant des Premières Nations et l'incidence du statut sur l'admissibilité soient tranchées lors d'une audience complète. Le Canada a demandé à la formation de rejeter la requête et l'ordonnance provisoire. Le Canada attend toujours les résultats de ces audiences.

Le TCDP a imposé des délais précis au Ministère pour répondre aux demandes relatives au principe de Jordan. Les délais commencent une fois que tous les renseignements nécessaires pour prendre une décision ont été reçus. Les délais indiqués dans les ordonnances du TCDP diffèrent selon l'urgence de la demande et selon qu'il s'agit d'une demande pour une personne ou pour un groupe. Les délais sont les suivants :

• 12 heures pour les demandes individuelles urgentes;
• 48 heures pour les demandes individuelles non urgentes et les demandes collectives urgentes;
• 7 jours civils pour les demandes collectives non urgentes;
• renvoi immédiat aux autorités d'urgence dans les cas où le refus ou le retard d'un service pourrait raisonnablement causer un préjudice important ou irréparable à un enfant qui fait l'objet de la demande. Cela s'applique aux demandes de services individuelles et collectives.

2.2 Mise en œuvre du principe de Jordan

Plusieurs secteurs travaillent ensemble pour mettre en œuvre le principe de Jordan au sein de SAC. Il s'agit de la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits (DGSPNI), de la DGSPNI‑Opérations régionales (OR), du Secteur des programmes et des partenariats en matière d'éducation et de développement social (SPPEDS), de OR, de la Réforme des services à l'enfance et à la famille (RSEF) et du Dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution (DPFRE).

Au sein des bureaux régionaux de la DGSPNI et OR (région de la Colombie-Britannique (CB), il y a des agents de liaison qui sont chargés de recevoir les demandes, d'examiner l'information et de prendre une décision dans les délais prescrits par le TCDP. Si la demande ne peut être approuvée ou nécessite une consultation clinique supplémentaire, elle doit être transmise à l'administration centrale de la DGSPNI où une décision sera prise par le Sous-ministre adjoint (SMA) de la DGSPNI‑OR.

Équivalent textuel Figure 1 : Processus de prise de décision concernant les demandes de produits ou de services

La figure 1 illustre le processus d’évaluation des demandes afin de prendre une décision concernant les demandes de biens ou de services en vertu du principe de Jordan. La figure différencie les demandes individuelles et les demandes de groupe. Les demandes individuelles sont des demandes soumises par des individus ou par des groupes ne relevant pas des accords de contribution. Les demandes de groupe sont des demandes gérées par des accords de contribution. Le processus d’évaluation des demandes est divisé en six étapes. La première étape est décrite comme étant la demande de services présentée par le demandeur au agent de liaison. La deuxième étape est décrite comme étant le formulaire d'inscription ou la proposition et documentation requise recueillie. La troisième étape est décrite comme l’évaluation faite par l’agent de liaison. Pour les demandes individuelles, l'étape quatre est décrite comme étant la décision communiquée au demandeur par l’agent de service. Pour les demandes de groupe, la quatrième étape est décrite comme étant l’accord de contribution modification pour inclure le financement selon le principe de Jordan. Pour les demandes individuelles, la cinquième étape est décrite comme étant les biens et services acquis par le demandeur si la demande est approuvée. Pour les demandes de groupe, la cinquième étape est décrite comme étant le financement fourni aux bénéficiaires. Pour les demandes individuelles, l’étape six est décrite comme étant la soumission des factures au Département par le demandeur pour obtenir un remboursement. Pour les demandes de groupe, la sixième étape constitue la soumission des rapports intermédiaires et annuels. Le processus d’évaluation des demandes se termine lorsque les factures sont remboursées au demandeur.

2.3 Outils en place pour le principe de Jordan

La division de la DGSPNI chargée du principe de Jordan a élaboré des procédures normalisées d'exploitation (PNE) qui sont contenues dans un document évolutif qui résume les étapes de traitement des demandes de produits et services pour les enfants des Premières Nations admissibles. Les PNE ont également évolué pour refléter les pratiques opérationnelles actuelles qui sont requises en raison de l'évolution du contexte opérationnel.

L'établissement d'un cadre de contrôle de gestion (CCG) pour le principe de Jordan sera bientôt terminé; le CCG comprendra des plans d'action qui évoluent au fil des changements continus dans l'ensemble des priorités et les ordonnances du TCDP. Le CCG aidera à atteindre les objectifs stratégiques, opérationnels, financiers et de rapports du principe. Le plan d'action du CCG met l'accent sur des domaines clés tels que :

• la gouvernance;
• les paramètres et les résultats escomptés;
• la collecte de données et la surveillance;
• la gestion des personnes;
• les processus de contrôle opérationnel et financier.

De plus, Synergie en action, le groupe chargé des renseignements organisationnels à la DGSPNI, a reçu le mandat de moderniser les processus et les systèmes utilisés dans l'application du principe de Jordan. En juin 2019, la schématisation du processus décisionnel dans le cadre du principe de Jordan a été achevée pour chaque région ainsi que pour l'administration centrale. Cela faisait partie d'un exercice sur table mené dans le but de présenter et de valider les processus et les capacités de base des systèmes proposés pour l'avenir.

3.1 Objectif et portée

3.2 Stratégie et méthode de l'audit

L'équipe d'audit a obtenu et analysé suffisamment de renseignements et de données probantes pour fournir l'assurance nécessaire à l'appui de ses conclusions. Des renseignements supplémentaires sur l'étendue de l'audit sont fournis à l'annexe A : Critères d'audit.

La méthode d'audit comportait :

• un examen de la documentation relative à la gestion du principe de Jordan;
• des entrevues avec des employés clés de l'administration centrale et des bureaux régionaux de l'Ontario, du Nord et du Manitoba;
• des cheminements‑témoin avec des employés clés de l'administration centrale et des bureaux régionaux de l'Ontario, du Nord et du Manitoba;
• la mise à l'essai d'un échantillon de dossiers liés au principe de Jordan à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux de l'Ontario, du Nord et du Manitoba.

Un échantillon discrétionnaire de 310 dossiers liés au principe de Jordan a été mis à l'essai au cours de la première étape. L'échantillon comprenait des dossiers approuvés, refusés et transmis aux échelons supérieurs, tant pour des demandes individuelles que pour des demandes collectives. L'échantillon couvrait les exercices 2017‑2018 et 2018‑2019, jusqu'au 30 septembre 2018. Le but de l'examen des dossiers consistait à produire des preuves indicatives et concrètes du genre de problèmes ou de défis qui se posent dans l'application du principe de Jordan au sein des régions.

4.1 Renseignements disponibles pour consultation future

Afin de respecter les délais prescrits par le TCDP, le principe a été géré et mis en œuvre en même temps que les processus opérationnels appropriés ont été élaborés. Pour faire passer les besoins des enfants des Premières Nations en premier, les premiers processus opérationnels se sont concentrés principalement sur la prise de décisions et moins sur les aspects administratifs du principe.

Au fur et à mesure que la mise en œuvre du principe est arrivée à maturité, la direction a élaboré les PNE. Les demandes au titre du principe de Jordan doivent inclure suffisamment de renseignements pour permettre aux agents de liaison régionaux de les juger complètes et de prendre une décision.

Le dossier de demande devrait comprendre des détails sur les personnes concernées et sur les produits ou les services demandés, des renseignements complets sur l'établissement des coûts et la raison de la demande. Le dossier peut également renfermer des renseignements supplémentaires, comme des lettres d'appui de professionnels, une évaluation ou un diagnostic professionnel et des détails de l'enfant sur l'éligibilité aux produits et services selon le principe de Jordan.

4.2 Défense de la décision prise

Les parties externes qui ne connaissent pas bien le principe de Jordan pourraient avoir de la difficulté à comprendre la nature exacte des services et du soutien offerts aux enfants des Premières Nations. Les PNE de la direction exigent que la décision prise à l'égard de la demande et les motifs à l'appui de cette décision soient versés au dossier.

4.3 Communication rapide avec les Premières Nations

Il y a un fort sentiment d'urgence au Ministère pour s'assurer que les demandes sont traitées et que les décisions sont prises dans les délais prescrits. Malgré l'urgence, la prestation de services aux Premières Nations est un élément clé du mandat de SAC qui doit demeurer une priorité.

4.4 Pratiques financières

Le financement du principe de Jordan doit être géré et exécuté conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, qui confère des responsabilités clés aux sous‑ministres, aux dirigeants principaux des finances et aux cadres supérieurs du Ministère pour s'assurer que les décisions sont prises par des employés ayant les pouvoirs délégués appropriés.

5.1 Objectif et portée

5.2 Stratégie et méthode d'audit

L'équipe d'audit a obtenu et analysé suffisamment de renseignements et de données probantes pour fournir l'assurance nécessaire à l'appui de ses conclusions. Des renseignements supplémentaires sur l'étendue de l'audit sont fournis à l'annexe A : Critères d'audit.

La méthode d'audit comportait :

• un examen de la documentation relative à la gestion du principe de Jordan;
• des entrevues menées avec des employés clés travaillant dans les secteurs visés par l'audit à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux (c.-à-d. en Ontario, au Manitoba et en Saskatchewan);
• l'examen d'un échantillon de dossiers de demandes liés au principe de Jordan gérés dans le cadre d'AC (c.-à-d. l'Ontario, le Manitoba et la Saskatchewan).

Au cours de l'étape 2, un échantillon discrétionnaire de 81 demandes liées au principe de Jordan a été mis à l'essai pour déterminer si les activités de production de rapports et de surveillance ont été effectuées conformément aux exigences prévues par les AC, la façon dont la direction obtient les rapports des bénéficiaires et la manière dont ces renseignements sont utilisés pour la gestion du rendement, la gestion des risques et la prise de décisions. L'échantillon d'audit visait les exercices 2017-2018 et 2018-2019 et comprenait des dossiers de demande approuvés gérés dans le cadre d'AC.

6.1 Durabilité du principe de Jordan

Coordination et collaboration

En août 2017, la dissolution d'Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) a donné lieu à la création de deux nouveaux ministères : Services aux Autochtones Canada (SAC) et Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC). Dans le cadre de la transformation du gouvernement du Canada, la DGSPNI a été transférée de Santé Canada au nouveau ministère des SAC.

Au cours des deux premières années de la mise en œuvre du principe de Jordan, et avant la transition de la DGSPNI à SAC, chaque ministère (c.-à-d. Santé Canada et l'ancien AANC) avait des équipes spécialisées se partageant les responsabilités de l'administration et de l'application du principe de Jordan. Le processus de règlement des demandes liées au principe de Jordan avait lieu aux bureaux régionaux de la DGSPNI et de OR. Les responsabilités de la DGSPNI étaient axées sur les demandes liées à la santé, et le secteur OR de l'ancien AANC était responsable des demandes liées aux besoins sociaux et en matière d'éducation des enfants des Premières Nations.

En date du 1er avril 2019, la majeure partie de la responsabilité de trancher les demandes liées au principe de Jordan a été transférée aux bureaux régionaux de la DGSPNI. En raison du changement de responsabilité, la DGSPNI et OR travaillent de concert pour appuyer le transfert des dossiers existants et que OR transmet les nouvelles demandes reçues concernant les programmes sociaux et d'éducation aux bureaux régionaux de la DGSPNI.

Bien que la DGSPNI assume la responsabilité principale de statuer sur les demandes liées au principe de Jordan et, au bout du compte, soit responsable des décisions prises relativement à ces demandes, d'autres secteurs ou programmes (p. ex. le SPPEDS, la RSEF, OR, le DPFRE) participent à l'application du principe de Jordan. La figure 2 illustre les secteurs qui participent à l'application du principe de Jordan de même que leurs rôles respectifs.

Équivalent textuel de la Figure 2 : Coordination et collaboration

La figure 2 illustre la coordination et la collaboration entre les secteurs visés par les demandes liées au principe de Jordan, ce qui est essentiel à la gestion des demandes. La DGSPNI est située au centre, car ce secteur assume la responsabilité principale de statuer sur les demandes liées au principe de Jordan . Ils statuent les demandes et coordonnent leurs activités avec les autres secteurs. Premièrement, les Programmes et partenariats en matière d’éducation et le développement social (SPPEDS) sont consultés au besoin relativement sur les demandes de services liés à l’éducation ou aux activités sociales. Deuxièmement, la Réforme des services à l'enfance et à la famille (RSEF) est consultée au besoin relativement sur les demandes de services liés à l'enfance et à la famille. Troisièmement, les Opérations régionales (OR) étaient impliquées dans les demandes sociales et d’éducation, mais cette responsabilité a été transférée à la DGSPNI, à l’exception de la région de la Colombie-Britannique. Enfin, le Dirigeant principal des finances, des résultats et de l'exécution (DPFRE) est responsable du traitement des demandes de paiement et de l'examen d’assurance de la qualité des demandes de paiement.

Risque

Étant donné le nombre de secteurs concernés par le principe de Jordan et le rôle important de la DGSPNI, il y a un risque que l'aspect de la santé ait la priorité sur l'aspect social et l'aspect de l'éducation dans la prise de décisions et dans l'orientation stratégique se rattachant au principe.

Constatations

L'équipe d'audit a été informée par les employés régionaux que des efforts sont déployés pour appuyer la coordination et la collaboration sur le plan opérationnel régional entre la DGSPNI, la DGSPNI-OR, OR, le SPPEDS, la RSEF et le DPFRE. Les employés de la DGSPNI qui travaillent aux demandes relatives au principe de Jordan communiquent avec leurs collègues d'autres secteurs compétents pour obtenir des conseils de façon ponctuelle à l'appui de la prestation des services. À titre d'exemple, les employés de la DGSPNI communiqueront avec les responsables d'un programme pour vérifier si des fonds sont disponibles en vertu de leur autorité à l'appui d'une demande. Les employés de la DGSPNI œuvrant au principe de Jordan ont indiqué qu'ils éprouvent certaines difficultés à recevoir des réponses en temps opportun d'autres secteurs lorsqu'ils demandent de l'information. Cela s'explique par le fait que d'autres secteurs peuvent ne pas respecter les mêmes délais que ceux prévus dans les ordonnances du TCDP, comme ils peuvent le faire pour statuer sur les demandes liées au principe de Jordan et qu'en outre, d'autres secteurs peuvent avoir leur propre charge de travail, ce qui peut nuire à leur capacité de fournir une réponse en temps opportun.

Les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte de tous les secteurs ministériels participant au soutien de l'application du principe de Jordan n'ont pas été clairement définis, officialisés ou communiqués dans les documents officiels à l'appui du principe de Jordan (c.-à-d. le CCG et les PNE). Les PNE concernant le principe de Jordan n'établissent pas d'attentes claires relativement aux rôles, aux responsabilités et aux pouvoirs des secteurs concernés. Le plan d'action du CCG comprend une attente selon laquelle les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des principaux acteurs et des principales organisations sont harmonisés de façon appropriée et englobent toutes les fonctions clés, mais les rôles et responsabilités n'ont pas été définis. La définition des rôles et des responsabilités réduit les inefficacités dans l'utilisation des ressources, ainsi que les chevauchements du financement ou le financement en double accordé par les programmes existants de SAC pour les mêmes services et produits, ce qui permet de garantir la durabilité du principe de Jordan.

Le Ministère a mis sur pied plusieurs groupes de travail et comités (p. ex. Comité de surveillance du principe de Jordan, Comité consultatif du CCG, réunions bimensuelles des agents de liaison) qui comprennent des représentants de divers secteurs de SAC qui appuient la gouvernance et l'orientation du principe de Jordan. Bien que plusieurs secteurs de SAC soient invités à participer aux activités de ces comités, la participation n'est pas uniforme.

Recommandation

4. Le SMA principal de la DGSPNI, en collaboration avec le SPPEDS, le DPFRE, les responsables de la RSEF et OR, devrait définir et communiquer officiellement les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte de tous les secteurs concernés pour garantir une coordination efficace de leur approche en ce qui a trait à la mise en œuvre du principe de Jordan.

6.2 Employés concernés par le principe de Jordan

Variation et volume

Depuis la mise en œuvre en 2016 de l'approche du gouvernement à l'égard du principe de Jordan, l'équipe responsable du principe de Jordan gère la prestation des services tout en élaborant des processus opérationnels, des protocoles et des contrôles à l'appui de l'administration et de l'application du principe de Jordan. La mise en œuvre du principe de Jordan est encore relativement récente et continue d'évoluer grâce à l'élaboration de documents d'orientation tels que les PNE et le plan d'action du CCG.

Le contexte opérationnel dans lequel s'inscrit le principe de Jordan est motivé par un sentiment d'urgence pour ce qui est de veiller au traitement des demandes et à la prise des décisions dans les délais prescrits par le TCDP. Le volume et la variation des demandes ont généralement entraîné une augmentation de la charge de travail des équipes régionales du principe de Jordan et exigent diverses connaissances, car les demandes peuvent concerner des besoins sociaux, ainsi que des besoins en matière de santé et d'éducation.

L'engagement et le dévouement des employés qui participent à l'application du principe de Jordan pour veiller à ce que la prestation de services aux enfants des Premières Nations demeure une priorité constituent un atout et un élément important pour la mise en œuvre du principe par le Ministère. Selon leur expérience, ils possèdent de nombreuses connaissances organisationnelles liées à l'histoire du principe ainsi qu'aux dossiers de demande. La figure 3 donne un aperçu de l'environnement opérationnel des équipes régionales du principe de Jordan.

Équivalent textuel de la Figure 3 : Variation et volume

La figure 3 illustre la complexité et l’augmentation du volume des demandes de principe de Jordan. Il montre l'augmentation du volume entre 2017-18 et 2018-19. Au cours de cette période, le nombre total de demandes individuelles et de groupes approuvés selon le principe de Jordan a augmenté de 59 962. Pour 2017-2018, le nombre moyen de demandes par équivalent temps plein (ETP) était de 1590 demandes. Pour 2018-2019, le nombre moyen de demandes par ETP était de 1973. Ces chiffres représentent une augmentation de 24% du nombre moyen par ETP de demandes individuelles et de groupes approuvés selon le principe de Jordan. Cela représente une moyenne de 383 demandes supplémentaires par ETP. L’augmentation de la complexité et du volume des demandes en vertu du principe de Jordan a de multiples répercussions: pressions professionnelles, stress et épuisement professionnel; heures supplémentaires et temps limité pour la surveillance; difficultés liées à l'équilibre travail-vie personnelle; roulement du personnel et la perte de savoir ministériel.

 

Compte tenu des difficultés et des pressions dans le contexte opérationnel, l'équipe d'audit s'attendait à ce que les employés responsables du principe de Jordan disposent des outils et du soutien nécessaires pour s'acquitter de leurs rôles, responsabilités et obligations de rendre compte.

Risques

Les délais serrés pour prendre des décisions, la variation des demandes et le volume des demandes augmentent le stress émotionnel et les exigences imposées aux employés, ce qui peut entraîner un roulement de personnel et une perte de savoir ministériel. De plus, en raison du volume de demandes et des délais serrés pour le traitement des demandes, il y a peu de temps pour la surveillance du processus d'examen et d'approbation des demandes liées au principe de Jordan.

Constatations

Les employés responsables du principe de Jordan font des heures supplémentaires afin de respecter les délais prescrits et de traiter le nombre élevé de demandes, ce qui constitue une source de stress et a des répercussions sur l'équilibre travail-vie personnelle, car les équipes continuent d'offrir des services essentiels aux enfants des Premières Nations. À l'échelle régionale de la DGSPNI, les employés s'estimaient appuyés au sein de leurs équipes opérationnelles, car la direction régionale a mis en œuvre des mesures informelles comme le télétravail, des salles de repos au bureau, des activités sociales et des réunions debout quotidiennes où les employés font part d'idées pour les aider à composer avec la charge de travail et le stress.

Bien que des mesures aient été prises pour aider les employés à composer avec le stress actuel lié à l'environnement opérationnel du principe de Jordan, lors de certaines entrevues, les employés ont indiqué qu'il existe des lacunes dans le soutien qui leur est offert pour les aider à faire face à l'augmentation du volume et à la variation des demandes liées au principe de Jordan.

Le Ministère a élaboré un plan de mieux-être, qui comprend plusieurs initiatives visant à améliorer le mieux-être, mais n'a pas encore été approuvé ou mis en œuvre.

Afin d'appuyer et de rationaliser le travail des employés, l'équipe responsable du principe de Jordan a élaboré les PNE, qui fournissent un contexte stratégique et une orientation claire pour le traitement des demandes concernant les enfants des Premières Nations aux termes du principe de Jordan. Les PNE s'adressent aux agents de liaison, aux cadres régionaux, aux agents de réception des demandes des bureaux régionaux et nationaux, au SMA et à tout autre décideur dans le processus d'évaluation des demandes ou des appels aux termes du principe de Jordan. En outre, l'Unité des renseignements organisationnels interne du Ministère est en voie d'élaborer un outil de gestion des cas (dans le cadre de l'initiative Synergie en action), qui vise à réduire le fardeau administratif et la charge de travail des employés.

Les agents de liaison utiliseront le processus d'acheminement des demandes aux échelons supérieurs si l'on recommande le refus d'une demande en fonction d'une préoccupation concernant l'intervention recommandée, ou pour protéger l'intérêt supérieur de l'enfant. Les employés qui tranchent les demandes liées au principe de Jordan ne reçoivent pas toujours une rétroaction, une justification ou des leçons retenues de la part de la haute direction quant à leur décision définitive lorsqu'une demande a été transmise au SMA principal aux fins d'approbation. Les PNE révisées de juin 2019 précisent que les agents de liaison régionaux du principe de Jordan (c.-à-d. les adjudicateurs) seront en mesure d'assister aux réunions du SMA principal portant sur l'examen de l'acheminement des demandes aux échelons supérieurs, ce qui permettra à ces employés de mieux comprendre la justification de certaines décisions qui sont prises dans le cadre du processus d'acheminement des demandes aux échelons supérieurs. Cette participation permettra également aux employés de s'engager davantage pour potentiellement réduire le nombre de demandes acheminées aux échelons supérieurs dans l'avenir.

Recommandation

7. Le SMA principal de la DGSPNI, en collaboration avec tous les secteurs concernés, devrait fournir une aide supplémentaire aux employés afin de mieux les outiller pour répondre à l'augmentation du volume et à la variation des demandes fondées sur le principe de Jordan en mettant au point et en mettant en œuvre le plan de mieux être, ainsi qu'en fournissant une rétroaction globale et les leçons apprises tout au long du processus d'évaluation des demandes.

6.3 Sensibilisation de la population canadienne

Étant donné que les ordonnances du TCDP ont été rendues en 2016, la mise en œuvre du principe de Jordan est relativement nouvelle pour le Ministère. Il existe peut-être une perception selon laquelle le public peut mal comprendre comment le principe de Jordan utilise les fonds fédéraux pour répondre aux besoins des Premières Nations en matière d'éducation, de santé et des besoins sociaux.

Recommandations

1. À L'avenir, la sous‑ministre adjointe (SMA) principale de la (DGSPNI) devrait s'assurer que l'information stockée à plusieurs endroits est regroupée dans le dossier de demande. Cela permettra de trouver plus facilement des renseignements à l'avenir.
2. Bien qu'il y ait un fort sentiment d'urgence à prendre une décision dans les délais prescrits par le TCDP, les délais prennent fin lorsque la décision est communiquée. Le SMA principal de la DGSPNI devrait s'assurer qu'un examen post-décisionnel de l'intégralité des dossiers est effectué pour voir à ce que l'information dont la direction a besoin dans les procédures normalisées d'exploitation soit présente et accessible aux fins de référence future.
3. Le SMA principal de la DGSPNI, avec le soutien du DPFRE, devrait mettre en œuvre un processus de surveillance pour s'assurer que les engagements pris en vertu de l'article 32 de la LGFP sont entrés dans le système SAP après que la décision a été communiquée et que les fonds inutilisés sont libérés après le paiement final. Les résultats de la surveillance devraient faire l'objet de mesures correctives au besoin.
4. Le SMA principal de la DGSPNI, en collaboration avec SPPEDS, DPFRE, RSEF et OR, devrait définir et communiquer officiellement les rôles, responsabilités et obligations de rendre compte de tous les secteurs concernés pour garantir une coordination efficace de leur approche en ce qui a trait à la mise en œuvre du principe de Jordan.
5. Le SMA principal de la DGSPNI devrait tirer parti des tendances en matière de données pour déterminer de façon proactive d'autres façons d'offrir des produits et services couramment demandés dans le cadre de programmes existants ou nouveaux.
6. Le SMA principal de la DGSPNI devrait adopter une approche fondée sur les risques, la surveillance des rapports et l'utilisation externe des fonds dans le cadre du principe de Jordan.
7. Le SMA principal de la DGSPNI, en collaboration avec tous les secteurs concernés, devrait fournir une aide supplémentaire aux employés afin de mieux les outiller pour répondre à l'augmentation du volume et à la variation des demandes fondées sur le principe de Jordan en mettant au point et en mettant en œuvre le plan de mieux‑être, ainsi qu'en fournissant une rétroaction globale et les leçons apprises tout au long du processus d'évaluation des demandes.
8. Le SMA principal de la DGSPNI devrait officialiser les pratiques internes actuelles en matière de conflits d'intérêts propres au contexte opérationnel du principe de Jordan.
9. Le SMA principal de la DGSPNI, en consultation avec Communications, devrait travailler à élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication plus directement destinée à l'ensemble de la population canadienne afin de mieux sensibiliser sur l'importance du principe de Jordan.

Étape 1

Étape 2