Fédération des nations autochtones souveraines Audit juricomptable - Rapport sommaire des conclusions et des recommandations

Allégation no 1 – Dépenses associées à la COVID-19

1. La FSIN a reçu 30 024 786 $ en fonds associés à la COVID-19 entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2023. Nous avons examiné des dépenses de 26 487 310 $ associées à la COVID-19, soit 88,2 % de l'ensemble.
2. Les dépenses étaient réputées douteuses au montant de 23 451 907 $ lorsque nous étions incapables d'obtenir une documentation complète à l'appui afin d'en établir l'admissibilité. Ceci comprend un recouvrement potentiel de 60 335 $ en dépenses inadmissibles et 1 050 $ en dépenses non supportées.
   • la preuve des livrables reçus ou distribués;
   • la documentation contractuelle;
   • les factures et;
   • un lien vers la lettre de financement correspondante.
3. 34 échantillons examinés, pour un total de 2 618 336 $, ne semblaient pas être accompagnés de l'autorisation d'achat appropriée.
4. Nous avons été incapables d'évaluer comment, ou si, l'équipement de protection individuelle  achetés avaient été distribués aux 74 Premières Nations membres de la FSIN. Nous avons constaté une absence de documentation relative aux ententes de redistribution conclues par la FSIN afin de redistribuer le financement associé à la COVID-19.

Allégation no 2 – Dépenses associées aux déplacements

Allégation no 3 – Augmentation salariale des cadres de la FSIN

1. Nous avons examiné une note d'information préparée à l'intention du Conseil du Trésor de la FSIN datée du 5 novembre 2020 recommandant une augmentation de 60 000 $ de la rémunération du Chef et de 40 000 $ de la rémunération des Vice-chefs.
2. L'augmentation de la rémunération semble être entrée en vigueur dans le système de paie de la FSIN le 15 décembre 2020, et des paiements rétroactifs ont été versés aux cadres, faisant reculer l'entrée en vigueur au 1er avril 2020. Il n'est pas clair si l'augmentation de la rémunération des cadres devait entrer en vigueur le 1er avril 2020 ou à la date de son approbation, car aucune date d'effet n'est indiquée dans la note d'information ni dans le compte rendu des décisions du CT de la FSIN.
3. Si l'augmentation devait entrer en vigueur le 1er décembre 2020, le trop-payé serait de 146 667 $.
4. La FSIN a indiqué que la mention d'un budget pour tenir compte de l'augmentation au cours de l'exercice 2020-2021 dans la motion du CT de la FSIN appuie l'augmentation de rémunération appliquée rétroactivement.

Allégation no 4 – Flotte de véhicules

1. Au cours de la période d'examen, nous avons recensé l'achat de 22 véhicules par le FSIN d'un montant de 1 376 298 $
2. En juillet 2022, un véhicule Ford F-150 2022 a été acheté au coût de 66 430 $. Il a été échangé en mars 2023 avec une valeur résiduelle de 47 500 $. La FSIN a indiqué qu'il y avait un problème avec le Ford F-150 acheté et que le concessionnaire a accepté une reprise avec une réduction du prix d'achat initial de 18 930 $ en raison du kilométrage déjà effectué sur le camion.
3. Il semble que le 18 mars 2022 et le 16 octobre 2023, la FSIN a acheté cinq (5) nouveaux véhicules pour toute l'équipe de direction. FSIN a indiqué que les véhicules sont soumis à des conditions extrêmes et parcourent un nombre important de kilomètres chaque année, ce qui se traduit par une durée de vie moyenne inférieure à deux ans. De plus, la FSIN a indiqué que la garantie prolongée devait expirer à 200 000 kilomètres et que les véhicules approchaient de ce chiffre.
4. Nous n'avons pas reçu de pièces justificatives relatives aux relevés de kilométrage de la flotte de la direction pour vérifier l'utilisation. Par conséquent, nous avons pris en compte les 367 929 $ payés pour les véhicules achetés en Octobre 2023 à être une dépense douteuse.
5. Il semble que pour les deux achats des véhicules destinés aux membres de la direction, les achats ont dépassé le montant approuvé par le CVF.
6. Au cours de la période d'examen, nous avons relevé la vente de neuf (9) véhicules par la FSIN à des membres du personnel et de la direction, ayant généré 88 600 $ sous la rubrique « Autres dépenses ».
7. Nous avons pu mettre en correspondance deux (2) des véhicules vendus avec les véhicules achetés au cours de la période d'examen grâce aux numéros d'identification de véhicule (NIV) et il semble que la cession a entraîné des pertes de 23 603 $ et de 36 434 $ pour la FSIN.

Allégation no 5 – Versements à un ancien employé

1. Nous avons relevé des salaires de 425 804 $ versés à un ancien employé au cours de la période d'examen;
2. Au cours de la période d'examen, la FSIN a conclu sept (7) contrats de travail avec l'ancien employé.
3. Outre les salaires, il semble que les services de l'ancien employé ont été retenus par le biais d'une entreprise personnelle et que ces services semblent s'harmoniser avec ses responsabilités à titre d'employé de la FSIN. Il semble que l'ancien employé a reçu 104 332 $ dans le cadre de ce contrat.
4. L'ancien employé a reçu une indemnité de départ qui semble avoir été inappropriée puisqu'il a été réembauché dans la semaine suivant le versement, ce qui semble contrevenir avec le Règlement sur la gestion des ressources humaines de la FSIN. De plus, l'ancien employé a démissionné avant d'être licencié sans motif par la FSIN, ce qui a entraîné le versement de l'indemnité de départ.
5. Nous avons calculé que les possibles trop-payés à l'ancien employé, dans le cadre des salaires et des versements contractuels, s'élevaient à 246 524 $.

Allégation no 6 – Approvisionnement

1. Nous avons examiné un échantillon de 159 transactions d'approvisionnement sélectionnées en fonction des allégations reçues, pour un total de 1 561 668 $.
2. Les dépenses inadmissibles consistent en indemnités de règlement versées pour des frais de règlement payés pour une affaire de congédiement injustifié contre la FSIN, des dépenses payées dans le cadre du programme du Vice-Chef pour 9 fournisseurs utilisant les mêmes modèles de facturation où le livrable est inconnu, et l'achat de 10 téléviseurs via le programme du Vice-Chef.
3. Les dépenses ont été catégorisées comme étant douteuse lorsque nous étions incapables d'obtenir une documentation complète à l'appui afin d'établir leur admissibilité, principalement en ce qui a trait aux dépenses des experts-conseils lorsque les livrables et la justification des approvisionnements semblent vagues.
4. Bien que nous n'en ayons pas tenu compte dans l'évaluation de l'admissibilité, nous relevons que 49 échantillons examinés, au total de 492 332 $, ne semblaient pas avoir obtenu l'autorisation appropriée pour l'achat.

Allégation no 7 – Utilisation des frais d'administration

1. KPMG a examiné les propositions de la FSIN et les accords de financement associés fournis par SAC, Région de la Saskatchewan. Nous avons relevé que les propositions de la FSIN indiquent le pourcentage proposé de frais d'administration dans les budgets des projets, mais ne fournissent cependant pas de précisions sur la manière dont les frais d'administration sont utilisés.
2. Notre analyse a tenu compte de la politique de la FSIN sur l'utilisation des fonds administratifs. Plus particulièrement, la politique sur les accords de financement de contribution énonce ce qui suit à propos des frais d'administration :
   • Couverts (pas une liste exhaustive tels qu'indiqué par FSIN): frais généraux de bureau, concierge, service des finances, audit, frais bancaires et intérêts, assurance, branchement des lignes téléphoniques, services informatiques, services juridiques, RH, communications et Conseil du Trésor de la FSIN.
   • Exclus (pas une liste exhaustive tels qu'indiqué par FSIN) : loyer du bureau, rénovations du bureau, frais d'interurbains, équipement, réparations, frais d'impression et de photocopie;
3. Bien que nous comprenions que les frais d'administration doivent être raisonnables et justifiables en vertu de la politique de SAC, nous n'avons pas relevé de règle particulière dans les accords de financement ou de description de l'utilisation prévue du financement administratif dans le cadre des budgets ou de propositions de la FSIN. Pour cette raison, nous nous sommes fiés à la politique de la FSIN en ce qui a trait à l'utilisation prévue des frais d'administration.
4. Nous avons tenu compte de tous les services de la FSIN pour lesquels des frais d'administration ont été comptabilisés en tant que revenu  (c'est-à-dire le solde créditeur du département).
5. Notre examen n'a pas couvert l'EF 2023-2024, car la répartition des frais d'administration pour cet exercice était inachevée.
6. La FSIN a alloué au cours de la période d'examen une somme d'environ 2,3 millions de dollars de frais d'administration à l'achat et au développement d'immobilisations, en particulier le nouvel édifice (les rénovations des bureaux sont exclues selon la politique de la FSIN) et la flotte de véhicules.
7. Des fonds de plus de 5,2 millions de dollars ont été destinés aux bureaux du Chef et des Vice-chefs, qui ne font pas partie des coûts couverts, selon la politique de la FSIN.
8. Dans la pratique, la FSIN ne semble pas budgétiser les coûts d'administration de l'exercice financier, ni les frais d'administration nécessaires pour soutenir les activités.

Allégation no 8 – Nouvel édifice à bureaux de la FSIN

1. La FSIN a construit un nouvel édifice à bureaux et inauguré le 1er avril 2022. Le coût total de ce nouvel édifice est d'environ 7,6 millions de dollars, financé en partie par l'entremise de d'autres Fonds canadien ainsi que par les frais d'administration financé par SAC (1,75 million de dollars).
2. La FSIN occupe 20 000 pieds carrés de locaux à bureaux dans l'édifice. En juillet 2023, un nouveau locataire a rejoint le nouvel édifice, occupant 4 973 pieds carrés de locaux à bureaux.
3. En tant que propriétaire de l'édifice, la FSIN se verse un loyer afin d'imputer des frais de location aux départements concernés.
4. Les frais de location versés à la FSIN sont structurés de la même manière que pour les autres locataires et constitués de frais de location de base et de frais d'occupation.
5. Le loyer de base de la FSIN a été calculé en fonction du taux du marché plutôt que sur la base des coûts réels défrayés par la FSIN (frais totaux du bail immobilier plus frais de construction amortis (nets du financement fédéral reçu).
6. Nous avons calculé que le loyer de base total facturé aux programmes en surplus des coûts réels nets de construction défrayés par la FSIN s'élevait à 482 796 $.
7. Les frais d'occupation constituent une composante du loyer des bureaux et sont imputés aux programmes financés par SAC en fonction des locaux à bureaux utilisés (12 $/pieds carréspi.ca.). La FSIN nous a indiqué qu'il n'était pas nécessaire de rapprocher les coûts réels, mais on nous a informés plus tard que les coûts d'occupation supérieurs aux coûts réels seraient crédités aux années futures
8. KPMG a examiné les coûts réels d'occupation défrayés et a calculé les coûts inadmissibles en fonction des frais totaux d'occupation perçus en surplus des coûts réels.
9. Nous avons relevé que les frais d'occupation perçus avec le loyer n'étaient pas imputés aux coûts défrayés dans les états financiers. Les frais d'occupation réels sont plutôt imputés au service des frais généraux, qui est financé au moyen des frais d'administration. Nous avons jugé que ces coûts réels étaient douteuse, étant donné qu'ils avaient déjà été défrayés par les frais d'administration ainsi que par les frais d'occupation perçus avec le loyer.

Allégation no 9 – Frais internes et allocation des coûts

1) Dépenses reliées à la COVID-19

Afin d'assurer une bonne administration du financement aux fins des rapports de l'ISC, nous recommandons à la FSIN d'envisager les mesures suivantes pour le financement par transfert :

• Obtenir les budgets et les informations de planification auprès des bénéficiaires de fonds transitant afin de s'assurer que les activités prévues sont conformes aux exigences de financement.
•  Documenter les achats effectués pour le compte du bénéficiaire de fonds, y compris l'autorisation et tout autre soutien nécessaire à l'approvisionnement.
• S'assurer que les bénéficiaires de fonds transitaires fournissent des rapports sur l'utilisation des fonds, y compris les factures et l'utilisation finale des fonds, afin de garantir que les dépenses réelles correspondent au budget prévu. En cas d'écarts, documenter les raisons et évaluer si ces écarts sont admissibles en vertu des accords de financement.
• La FSIN pourrait envisager de suivre les dépenses associées à une lettre de financement particulière afin de présenter clairement comment le financement de SAC a été dépensé. Cela permettra également de suivre plus facilement l'admissibilité des dépenses.

2) Dépenses associés aux déplacements

• La FSIN pourrait envisager de revoir ses politiques et procédures internes afin de s'assurer que les voyages sont examinés et approuvés avant leur départ, afin de garantir le respect des politiques.

3) Flotte des véhicules

• La FSIN pourrait envisager d'établir une politique relative aux immobilisations décrivant les procédures comptables à suivre pour la capitalisation et l'élimination ultérieure des véhicules de la flotte et des autres immobilisations afin de garantir que les véhicules et les dépenses connexes sont correctement enregistrés.
• La FSIN pourrait envisager d'obtenir une évaluation de la juste valeur du véhicule avant la vente aux enchères. Lorsque les véhicules sont vendus à un prix inférieur à leur juste valeur, les registres comptables devraient refléter une perte pour la FSIN au profit de l'acheteur. La FSIN pourrait également envisager de revendre les véhicules de la flotte au concessionnaire lors de l'achat de nouveaux véhicules, plutôt que de les vendre aux enchères aux employés.

4) Paiements excédentaires potentiels versés à un ancien employé

• Nous recommandons à la FSIN d'envisager de mettre en place un examen par le Conseil du Trésor de la FSIN des indemnités de départ proposées pour les employés avant leur versement. Nous recommandons également à la FSIN de documenter les motifs du congédiement et, lorsque des employés congédiés ont été réembauchés, de documenter les motifs de leur réembauche. En outre, nous recommandons à la FSIN d'envisager un examen annuel détaillé de tous les paiements versés aux cadres et aux employés, y compris ceux qui ont été congédiés au cours de l'exercice financier.
• Nous recommandons à la FSIN d'effectuer une vérification préalable des fournisseurs avant de s'engager dans tout travail afin de s'assurer que ceux-ci sont en règle et ne se trouvent pas en situation de conflit d'intérêts avec la FSIN, notamment en cas de propriété par un employé. La FSIN doit s'assurer qu'elle ne conclut pas sciemment de contrat avec une entreprise détenue par un employé.

5) Approvisionnement

• La FSIN devrait considérer élaborer un tableau clair résumant les seuils d'approbation pour chaque type d'achat, si différents seuils sont appropriés. Sinon, si différents seuils d'approbation ne doivent pas s'appliquer à différents achats, le FISN pourrait envisager d'élaborer une politique d'achat unique décrivant les exigences standardisées en matière d'approvisionnement pour tous les achats.

6) Frais administratifs

• Nous recommandons que la FSIN et SAC discutent et acceptent officiellement le processus par lequel la FSIN détermine le montant approprié des frais administratifs à prévoir dans le budget d'une entente de financement donnée, ainsi que l'utilisation appropriée de ces frais. Nous recommandons également que les dépenses administratives admissibles soient attribuées à un département distinct afin de garantir le suivi de l'utilisation des frais administratifs.

7) Charges internes et répartition des coûts (y compris le nouveau bâtiment)

• Nous recommandons à la FSIN de mettre en œuvre des processus dans lesquels les montants réels des dépenses annuelles, nets du financement de SAC, sont calculés pour baser ses frais internes à des fins de suivi et de rapport.

8) Général

• Des codes de programme devraient être établis uniquement pour le financement de SAC, avec les seuls revenus inclus étant le financement de SAC et seules les dépenses admissibles conformément à l'accord de financement.