Rapport annuel au parlement 2024-2025 : Loi sur la Protection des Renseignements Personnels

Mandat de Services aux Autochtones Canada

Le mandat principal de SAC est de travailler en collaboration avec ses partenaires afin d'améliorer l'accès à des services de haute qualité pour les Premières Nations, les Inuits et les Métis. Le Ministère vise à soutenir et à autonomiser les peuples autochtones afin qu'ils puissent fournir des services de manière indépendante et améliorer les conditions socio-économiques de leurs communautés.

SAC a été chargé de déterminer les meilleurs modèles pour offrir des services améliorés aux peuples autochtones et d'améliorer la reddition de comptes à ces derniers quant à la qualité des services fournis par le Ministère.

À mesure que le Canada s'oriente vers une plus grande autonomie gouvernementale des Autochtones, SAC supervisera la prestation des services existants aux peuples autochtones, en particulier aux Premières Nations en vertu de la Loi sur les Indiens, y compris la fourniture d'infrastructures communautaires, la gestion des urgences, l'approvisionnement en eau, l'éducation, les fonds et les fiducies, ainsi que l'enregistrement.

Le Ministère travaille en collaboration avec ses partenaires afin d'apporter des changements systémiques à la manière dont le gouvernement fédéral fournit des services de santé aux peuples autochtones.

Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels à Services aux Autochtones Canada

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (BAIPRP) de SAC reçoit les demandes d'accès aux documents du public canadien et les traite au nom du ministre et du Ministère. Il s'acquitte de ses fonctions en vertu de la LAI et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) et par le biais d'un décret de délégation ministérielle.

Le Bureau de l'AIPRP est situé au Secrétariat général. Le secrétaire général est membre du Comité de la haute direction de SAC.

Le Bureau de l'AIPRP coordonne et met également en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures afin d'assurer la conformité du Ministère à la LAI et à la LPRP. Il organise également des ateliers, des cours de formation et des séances de sensibilisation visant à améliorer l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels au sein du Ministère.

En vertu de l'article 96, Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada (RCAANC) fournit des services partagés d'AIPRP à Services autochtones Canada (SAC) dans le cadre d'ententes sur les niveaux de service (ENS). Le Secrétaire du ministère de SAC gère l'ENS en vue de son approbation et celle-ci est mise à jour chaque année.

La délégation des responsabilités ministérielles relatives à la LAI et à la LPRP reste spécifique à chaque institution.

Dans le cadre d'un modèle de services partagés, tous les analystes de l'AIPRP traitent les demandes pour SAC et RCAANC. Les demandes varient en volume et en complexité et sont traitées séparément.

Le Bureau de l'AIPRP fournit des conseils et des orientations au Ministère sur un certain nombre de sujets :

1. L'application de la LAI et de la LP
2. La divulgation au public d'informations sensibles ou protégées ;
3. Sensibilisation et formation sur les questions d'accès à l'information et de protection de la vie privée dans l'ensemble du Ministère ;
4. Publications proactives ;
5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) au sein du Ministère ;
6. Divulgations autorisées de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) de la LPRP;
7. Déclarations appropriées en vertu de la LPRP sur les instruments de collecte de données, c'est-à-dire les formulaires, les sondages, les événements enregistrés, etc.
8. Mises à jour de la source d'information et préparation et enregistrement des fichiers de renseignements personnels et des catégories de documents connexes ;
9. Protocoles relatifs aux atteintes à la vie privée ; et
10. Conseils en matière de protection de la vie privée dans les protocoles d'entente, les accords de partage d'informations et les accords de partage d'informations multi juridictionnels (APIMJs) plus complexes.

L'équipe de réception trie et coordonne la réception des demandes de documents provenant du public canadien ou de personnes résidant au Canada, qui relèvent du contrôle du Ministère et qui sont présentées en vertu de la LAI et de la LPRP.

L'équipe des opérations traite les documents conformément à la LAI et à la LPRP. Elle veille à ce que les réponses soient fournies dans les délais prévus par la loi.

En plus du Bureau de l'AIPRP, chaque secteur et bureau régional de SAC compte des agents de liaison de l'AIPRP (AL) qui reçoivent les demandes du Bureau de l'AIPRP et les transmettent ensuite aux services concernés de leur secteur afin qu'ils récupèrent les documents. Les AL jouent un rôle crucial en veillant à ce que les documents, les déclarations d'impact et les autorisations appropriés soient obtenus et communiqués au Bureau de l'AIPRP dans les délais impartis.

Les analystes de l'AIPRP travaillent en étroite collaboration avec les secteurs de programme concernés afin de s'assurer que tous les documents pertinents sont identifiés et que les renseignements qu'ils contiennent sont traités conformément aux lois. Ce travail garantit que les documents ministériels sont divulgués de manière appropriée au public canadien, dans un souci d'ouverture et de transparence.

Toutes les demandes sont suivies et traitées à l'aide du système de gestion des dossiers AccessPro. Le bureau de l'AIPRP va abandonner ce système de gestion des dossiers qui arrive en fin de vie. Un nouveau système appelé ATIPXpress a été acheté. Cette solution a été choisie pour accroître l'efficacité en réduisant les délais de traitement et en s'éloignant d'un système plus manuel. Elle permettra de réduire le nombre de plaintes tardives reçues en raison du non-respect des délais législatifs. Ce nouveau système de gestion des cas fournit un outil pris en charge, stable et à la fine pointe de la technologie pour gérer de manière fluide la charge de travail des deux ministères au sein d'un seul système, ce qui réduira encore davantage les délais de traitement. La solution devrait être mise en œuvre au cours de l'exercice 2025-2026.

Le service des opérations de l'AIPRP travaille à la mise à jour et à la formalisation de son programme de perfectionnement afin de recruter et de retenir des analystes qualifiés possédant des compétences spécialisées. Le programme en plusieurs phases est basé sur des critères de rendement qui énoncent clairement les attentes à chaque niveau, de CR-04 à PM-06. Un employé peut choisir de participer au programme pour développer ses compétences, acquérir de l'expérience et faire progresser sa carrière au sein de l'organisation. Avec les conseils des chefs d'équipe, les analystes peuvent acquérir une expertise spécialisée liée aux ensembles de documents uniques de RCAANC.

Ce programme a été élaboré dans un souci d'ouverture et de transparence afin de développer et de fidéliser le personnel actuel et d'offrir des possibilités d'avancement au sein du Bureau de l'AIPRP et du Ministère. Le programme de perfectionnement pilote a connu un grand succès. Au cours de la période visée par le présent rapport, onze analystes ont été promus ou se sont vu offrir des possibilités d'intérim en raison de leur réussite dans le programme.

Le Ministère a continué de respecter ses obligations de publication proactive au cours de la période visée par le présent rapport et a publié chaque mois les titres des documents d'information soumis au ministre et au sous-ministre, ainsi que les résumés des demandes traitées sur le portail du gouvernement ouvert, améliorant ainsi la communication avec les demandeurs et favorisant la transparence.

Le Ministère a continué d'utiliser les outils Microsoft Office 365 pour communiquer en interne et dialoguer avec les principaux intervenants. Le bureau de l'AIPRP a également tiré parti de ces outils pour le transfert d'informations avec les secteurs afin de permettre la continuité des activités dans le cadre de la structure hybride du lieu de travail.

Afin de mieux servir ses clients, le Ministère participe au Service de demande en ligne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Les Canadiens peuvent soumettre des demandes en vertu des lois par l'intermédiaire de ce canal en ligne administré par le SCT.

Le bureau de l'AIPRP continue de fonctionner selon un modèle hybride. Étant donné que les mesures prises pour lutter contre la pandémie ont considérablement réduit l'utilisation du papier, le bureau a principalement reçu des demandes et des documents électroniques. Il a fourni des dossiers de divulgation par voie électronique aux demandeurs grâce à l'utilisation d'E-post Connect, qui a été mis en place en février 2020.

Bureau du directeur

Le Directeur (EX–01), à titre de Coordonnateur institutionnel de l'AIPRP, détient tous les pouvoirs délégués prévus par la Loi. Pour les fonctions administratives journalières, celui-ci est appuyé par un Directeur adjoint des Opérations (PM-06), un Directeur adjoint des Politiques et de la protection des renseignements personnels (PM–06), un Adjoint administratif (AS–01), ainsi que par un Administrateur des systèmes (AS‑04) pour la production de rapports.

Équipe des Politiques et de la protection des renseignements personnels

L'équipe est dirigée par deux Chefs d'équipe (PM–05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes liées aux politiques et à la protection de la vie privée. Celle-ci est formée d'Analystes aux niveaux PM–04, PM–03 et PM–02, qui répondent aux questions liées à la protection de la vie privée (telles que les atteintes à la vie privée, les demandes de divulgation ordonnées par le tribunal, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée) et offrent de la formation et des conseils en matière de la protection de la vie privée, avec le soutien d'un commis d'accueil (CR–04).

Équipe des Opérations

L'équipe des opérations est dirigée par trois Chefs d'équipe (PM-05), qui sont responsables de l'aperçu du traitement des demandes par leur équipe, y compris l'examen des demandes complétées. L'équipe des opérations est composée d'Analystes aux niveaux PM-04, PM-03 et PM-02 qui traitent les demandes d'accès et de confidentialité de volume et de complexité variables, ainsi que la formation.

Équipe de réception

L'équipe d'accueil est dirigée par un Chef d'équipe (PM-05) et est composée de divers agents d'accueil. (PM-04, PM-01 et CR-04), qui saisissent toutes les demandes dans le système électronique de gestion des cas, accusent réception des demandes, effectuent des services d'imagerie, interagissent avec le public et y répondent.

1. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2. Demandes informelles

Une demande informelle est définie comme une demande de copies de demandes relatives à la protection de la vie privée déjà traitées et communiquées. Aucune demande informelle n'a été reçue en vertu de la LPRP en 2024-2025.

3. Demandes fermées au cours de la période visée par le rapport

3.1 Disposition et délai de traitement

Sur les 490 demandes fermées au cours de la période visée, SAC a pu communiquer en entier ou en partie des documents dans 327 cas (67 % des demandes) (tableau 3.1.1). Le résultat le plus fréquent des demandes traitées au cours de la période visée par le rapport a été une communication partielle, dans 186 cas, soit 38 % des fois. Les documents ont été communiqués en totalité dans 29 % des cas et aucun document n'existait dans 87 cas, soit 18 % des demandes. (Tableau 3.1.1).

Équivalent textuel pour : Tableau 3.1.1 Pourcentage de dossiers complets pour chaque communication

Dispositions	Pourcentage des demandes
Communication totale	38 %
Communication partielle	29 %
Aucun document n'existe	18 %
Demande abandonnée	15 %

Au cours de la période visée par le présent rapport, 128 demandes ont été traitées et fermées dans les 15 jours suivant leur réception et 241 autres ont été fermées entre 16 et 30 jours, ce qui signifie que 75 % des demandes fermées ont été traitées dans un délai de 30 jours. 77 dossiers supplémentaires ont été complétés entre 31 et 60 jours après leur réception, avec ou sans prorogation enregistrée dans le dossier. Les 44 dossiers restants ont été finalisés en 61 jours ou plus.

Tableau 3.1.2 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes	Délai de traitement (jours)
	1 à 15	16 à 30	31 à 60	61 à 120	121 à 180	181 à 365	> 365	Total
Communication totale	12	155	12	7	0	0	0	186
Communication partielle	0	45	60	23	5	7	1	141
Exception totale	0	1	0	0	0	0	0	1
Exclusion totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	46	36	4	1	0	0	0	87
Demande abandonnée	270	4	1	0	0	0	0	75
Ni confirmé ni infirmé	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	128	241	77	31	5	7	1	490

4. Divulgation en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) de la LPRP

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit les circonstances dans lesquelles des renseignements personnels relevant d'une institution fédérale peuvent être divulgués sans le consentement de la personne qu'ils concernent. En 2023-2024, SAC a fait 42 communications autorisées en vertu de alinéa 8(2) e). Le Conseil du Trésor du Canada exige que ces communications autorisées soient indiquées dans le rapport statistique.

Les divulgations autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)e) à la demande d'organismes d'enquête ont été effectuées conformément à la LPRP. La LPRP autorise la divulgation de renseignements personnels à un organisme d'enquête précisé dans les règlements, sur demande écrite de cet organisme, dans le but d'appliquer une Loi du Canada ou d'une province ou de mener une enquête légitime, si la demande précise l'objet et décrit les renseignements à divulguer. Le Ministère contrôle une quantité importante de renseignements personnels nécessaires pour fournir des prestations et des services aux peuples autochtones.

Aucune divulgation n'a été autorisée en vertu de l'alinéa 8(2)m). La LPRP autorise la divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)m) à toute fin où, de l'avis du responsable de l'institution, l'intérêt public à la divulgation l'emporte clairement sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait résulter de la divulgation, ou où la divulgation serait clairement dans l'intérêt de la personne à laquelle se rapportent les renseignements.

Le Commissariat à la protection de la vie privée doit être informé des divulgations effectuées en vertu de l'alinéa 8(2)m), conformément à l'alinéa 8(5) de la LPRP. Cette obligation a été remplie une fois, comme requis, en 2024-2025.

Les autres divulgations autorisées qui ne sont pas prises en compte dans le rapport statistique comprennent :

Il y a eu 16 divulgations autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)d) à la demande du ministère de la Justice, et la divulgation était conforme aux critères existants en matière de divulgation. La LPRP autorise la divulgation de renseignements personnels au procureur général du Canada pour qu'il les utilise dans le cadre de procédures judiciaires impliquant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement du Canada.

Il y a eu 1 141 divulgations autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)f) conformément à une entente ou à un accord entre le gouvernement du Canada et une autre administration dans le but d'administrer ou d'appliquer une Loi ou de mener une enquête légale. Le Ministère fournit des services dans plusieurs administrations et des ententes existent et continuent d'être rédigées afin de respecter les obligations du Ministère en vertu de la LPRP.

Il y a eu 6 divulgations autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)j) à la suite de demandes visant à mener des activités de recherche ou de statistiques. La LPRP permet la divulgation de renseignements personnels à toute personne ou à tout organisme à des fins de recherche ou de statistiques, sous réserve de dispositions particulières.

Il y a eu 184 divulgations autorisées en vertu de l'alinéa 8(2)k) à la suite de demandes présentées par des chercheurs autorisés désignés dans la LPRP. La LPRP autorise la divulgation de renseignements personnels à des fins de recherche ou de validation des revendications, des différends ou des griefs de tout peuple autochtone du Canada.

Le Bureau de l'AIPRP a autorisé un total combiné de 1 432 divulgations en vertu de l'article 8(2) de la LPRP pendant la période 2024-2025.

5. Demandes de correction des informations personnelles et des annotations

Au cours de la période considérée, aucune demande de correction de données personnelles ou de mentions n'a été reçue.

6. Prorogations

7. Consultations reçues d'autres institutions et organisations

SAC n'a reçu aucune consultation d'autres institutions du gouvernement du Canada ou d'autres organisations au cours de l'exercice 2024-2025.

8. Délai de réalisation des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

Au cours de la période visée par le rapport, aucune consultation sur l'application de l'article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels n'a été envoyée à l'unité des services juridiques du Ministère pour consultation sur d'éventuels renseignements confidentiels du Cabinet.

9. Plaintes et avis d'enquête reçus

Au cours de la période visée par le rapport 2024-2025, 16 plaintes ont été reçues du Commissariat à la protection de la vie privée (article 31). Neuf plaintes ont été classées, ce qui a entraîné le traitement de 11 609 pages supplémentaires par le Ministère. Le Conseil du Trésor du Canada exige que les institutions fassent le suivi des articles 31, 33 et 35 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le rapport statistique (tableau 9).

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et fichiers de renseignements personnels (FRP)

11. Atteinte à la vie privée

12. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

chiffre romain 6VI. Surveillance de la conformité

Le bureau de l'AIPRP établit des rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels et ponctuels sur tous les aspects des opérations de l'AIPRP et la conformité à tous les niveaux du personnel. Au cours de la période visée par le rapport, des réunions hebdomadaires ont eu lieu avec le cabinet du ministre, le bureau du sous-ministre, les affaires parlementaires et les communications afin de présenter les demandes entrantes et sortantes. Des rapports statistiques mensuels sur les activités de l'ATIP sont établis et présentés au secrétaire du ministère, ainsi que des rapports trimestriels sur la conformité des secteurs. Le directeur de l'ATIP se réunit de manière ponctuelle avec les chefs de secteur pour discuter des cas de non-conformité. L'administrateur du système est responsable de toutes les fonctions de rapport, y compris le temps nécessaire au traitement des demandes relatives à la protection de la vie privée et la conformité de l'unité des opérations.

L'unité chargée de la politique de confidentialité fournit des orientations et des conseils aux secteurs qui en font la demande en ce qui concerne la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels liés aux contrats, aux accords et aux arrangements. L'unité chargée de la politique de confidentialité dispose d'outils et d'orientations pour le partage des renseignements personnels en vertu de l'article 8(2) de la Loi sur la protection de la vie privée. En outre, l'unité chargée de la politique de confidentialité contribue à l'élaboration des autorisations de programme afin de garantir que la protection de la vie privée est prise en compte et planifiée dès le début des activités.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs

Sections et pouvoirs, devoirs ou fonctions

8(2)

Communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée

8(4)

Conserver des copies des demandes présentées en vertu de l'alinéa 8(2)e), tenir des registres des renseignements communiqués à la suite de ces demandes et mettre ces documents à la disposition du commissaire à la protection de la vie privée

8(5)

Aviser par écrit la commissaire à la protection de la vie privée de la communication en vertu de l'alinéa 8(2)m)

9(1)

Conserver un dossier d'utilisation des renseignements personnels

9(4)

Aviser la commissaire à la protection de la vie privée de l'utilisation uniforme des renseignements personnels et mettre à jour l'index en conséquence

10

Inclure des renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels

11(a)

Publier annuellement un index de tous les fichiers de renseignements personnels et de leur contenu respectif

11(b)

Publier annuellement un index de tous les renseignements personnels détenus par l'institution qui ne fait pas partie d'une banque

14

Répondre à la demande d'accès, dans les délais prévus par la loi; donner accès ou donner un préavis

15

Proroger le délai et aviser le demandeur

16

Lorsque l'accès est refusé

17(2)(b)

Langue d'accès ou autre format d'accès

17(3)(b)

Accès aux renseignements personnels en média substitut

18(2)

Peut refuser de communiquer des renseignements contenus dans un fichier inconsultable

19(1)

Refuser de communiquer des renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement

19(2)

Peut communiquer tout renseignement visé au 19(1) si l'autre gouvernement y consent ou les rend publiques

20

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires fédérales-provinciales

21

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux affaires internationales ou à la défense

22

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables à l'application de la loi et aux enquêtes

23

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables aux autorisations de sécurité

24

Peut refuser de communiquer les renseignements recueillis par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles

25

Peut refuser de communiquer des renseignements préjudiciables qui pourraient menacer la sécurité des personnes

26

Peut refuser de divulguer des renseignements sur d'autres personnes et refuser de divulguer de tels renseignements lorsque la divulgation est interdite en vertu de l'article 8

27

Peut refuser de communiquer des renseignements sous réserve du secret professionnel de l'avocat

28

Peut refuser de communiquer des renseignements relatifs à la santé physique ou mentale d'une personne lorsque la divulgation est contraire à l'intérêt supérieur de la personne

31

Recevoir un avis d'enquête de la commissaire à la protection de la vie privée

33(2)

Présenter des observations au commissaire à la protection de la vie privée au cours d'une enquête

35(1)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions de l'enquête et donner avis des mesures prises

35(4)

Donner au plaignant l'accès aux renseignements après l'avis en date de l'alinéa 35(1)b)

36(3)

Recevoir le rapport de la commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions d'enquête des personnes exemptées

37(3)

Recevoir un rapport des conclusions de la commissaire à la protection de la vie privée après une enquête de conformité lorsque l'institution ne s'est pas conformée aux articles 4 à 8

51(2)(b)

Demander que l'affaire soit entendue et tranchée dans la région de la capitale nationale

51(3)

Demander et se voir accorder le droit de présenter des observations à l'audience en vertu de l'article 51

72(1)

Préparer un rapport annuel au Parlement

77

S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'établissement par les règlements pris en vertu de l'article 77 qui ne sont pas inclus ci-dessus

1.1.1 Nombre de demandes

1.1.2 Nombre de demandes

1.2 Mode des demandes

2.1.1 Nombre de demandes informelles

2.1.2 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Format des documents communiqués

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

3.8 Demandes de traduction

4.1 Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

5.1 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

6.1 Motifs des prorogations

6.2 Durée des prorogations

7.1.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.1.2 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

9.1 Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

12.1  Coûts répartis

12.2  Ressources humaines