Annexe 4 - Pratiques exemplaires à l'appui de la mise en œuvre de la politique d'appel d'offres

6.1. Invitation et directives à l'intention des promoteurs

C'est le responsable de projet qui invite les promoteurs à soumettre une proposition.

Les directives à l'intention des promoteurs accompagnent cette invitation. Celles-ci définissent les paramètres administratifs de l'appel de propositions afin d'aider les promoteurs à bien comprendre le processus. Les directives doivent être communiquées de manière équitable et impartiale à tous les promoteurs intéressés.

Elles comprennent généralement les éléments suivants :

• définitions/guide terminologique/glossaire et liste d'acronymes/abréviations
• autorité contractante
• personnes-ressources de la DP, en cas de besoin
• exigences de présentation d'une offre, y compris la langue, la date et l'heure de clôture, le format et/ou l'emplacement
• exigences obligatoires
• déclaration selon laquelle la soumission d'une proposition confirme ce qui suit :
  • l'absence de conflit d'intérêts, d'avantage indu, de parti pris ou de lobbying
  • l'acceptation de toutes les conditions générales énoncées dans la DP, y compris les annexes, les addenda et les règles de procédure
• processus d'évaluation qui servira à sélectionner le promoteur retenu, notamment :
  • les critères d'évaluation des propositions 
  • les critères d'évaluation obligatoires et les critères cotés
  • la grille d'évaluation technique qui sera utilisée pour déterminer le classement des propositions
  • la méthode de sélection qui servira à déterminer comment le promoteur retenu sera choisi
• séances d'information
• annulation et modifications
• confidentialité et droits de propriété
• coûts
• indemnité

6.2. Modalités

Les modalités décrivent le projet dans le détail, en précisant le niveau de service attendu du promoteur ainsi que le calendrier du projet. Elles doivent énoncer le but du projet ainsi que les objectifs, les livrables et les résultats attendus.

Les modalités doivent être clairement définies et contenir tous les détails disponibles, au moment du lancement de l'appel de propositions, concernant le problème à résoudre et la portée du projet. Elles doivent comprendre les éléments suivants :

• le but de la DP et les objectifs du projet
• les renseignements généraux
• les restrictions applicables à la solution
• les exigences relatives à l'administration du contrat, y compris la liste des contrats de sous-traitance, les modalités de prolongation de la durée du contrat, les modifications apportées aux travaux ou au personnel, et les modalités de facturation et de paiement
• une déclaration indiquant à quel moment la relation contractuelle sera établie et les travaux pourront commencer

6.3. Portée des travaux

L'énoncé des travaux est une description détaillée de ce qui doit être accompli. Il définit et précise les limites ainsi que les résultats attendus du projet.

En général, cet énoncé peut notamment inclure :

• les exigences techniques (fonctionnalités et bénéfices souhaités)
• les références à des travaux antérieurs
• les normes et les niveaux de contrôle qualité minimaux clairement établis
• les facteurs de risque possibles
• le calendrier et les délais de réalisation
• les livrables

6.4. Critères d'évaluation des propositions

L'appel de propositions doit énoncer les critères d'évaluation des propositions ainsi que leur pondération. Les critères sélectionnés doivent permettre d'évaluer les propositions en fonction des exigences du projet et de retenir celle qui offre la meilleure valeur.

Habituellement, la pondération de chaque critère est établie selon l'importance relative de ce critère par rapport aux exigences du projet, et conformément aux exigences énoncées aux sections 7.7.2 et 7.7.3 de la Politique d'appel d'offres.

6.5. Annexes et formulaires

Les annexes peuvent comprendre des formulaires normalisés qui permettent l'uniformisation des réponses des promoteurs. Par exemple, un formulaire des coûts des services est typiquement fourni afin d'uniformiser la présentation des honoraires et des coûts de promoteurs. Ce formulaire peut comprendre des indemnités pour les études géotechniques, les évaluations environnementales et les levés topographiques. Il peut également inclure des indemnités pour d'autres biens et services, comme les frais de déplacement.

D'autres annexes peuvent contenir des calendriers de services, des grilles d'évaluation et/ou des renseignements supplémentaires.

7.1. Publication

Une fois que l'appel de propositions est exact et complet, il doit être officiellement diffusé auprès des promoteurs potentiels.

Dans le cadre d'un processus concurrentiel sur invitation, l'appel de propositions est envoyé aux promoteurs qui ont été directement invités à soumettre une proposition. Toutefois, tout autre promoteur qui souhaite obtenir les documents et manifeste son intérêt à participer au processus ne devrait pas être écarté.

Dans le cas d'un processus concurrentiel ouvert, l'appel de propositions doit être largement accessible, de préférence par le biais d'une plateforme électronique sécurisée. Les promoteurs potentiels doivent pouvoir s'y accéder aisément à peu ou pas de frais. Si l'on utilise une plateforme électronique, un lien sécurisé d'accès à la plateforme doit être fourni aux experts-conseils qui souhaitent consulter les documents. Les noms des promoteurs potentiels ayant fait une demande d'accès doivent être consignés afin de leur envoyer, s'il y a lieu, des addenda et/ou des avis.

7.2. Modification d'un appel de propositions

Un appel de propositions peut être modifié par l'émission d'une lettre de clarifications ou d'une lettre de modification, ou encore par la publication d'un addendum. Les changements apportés doivent être communiqués à tous les promoteurs qui ont reçu le dossier de proposition, quelle que soit leur intention de soumettre une proposition.

Les addenda, modifications et clarifications doivent être dûment identifiés et répertoriés dans la liste des documents contractuels, selon leur date de publication, à des fins de suivi de l'envoi et des destinataires concernés.

8.1. Réception d'une seule proposition

Quand une seule proposition a été reçue en réponse à un appel de propositions, cet appel doit d'abord être passé en revue afin d'écarter tout parti pris et de s'assurer qu'il contenait suffisamment de renseignements pour inciter à la concurrence. Si l'appel présente un parti pris ou si sa portée est insuffisante, il doit être annulé et remanié.

Si la portée de l'appel de propositions est suffisante et que celui-ci est exempt de parti pris, la proposition reçue doit être évaluée afin de s'assurer qu'elle satisfait aux exigences obligatoires de l'appel et qu'elle est recevable aux yeux du responsable de projet. À l'issue d'une évaluation satisfaisante, le contrat peut être attribué au promoteur unique.

10.1. Comité d'évaluation

L'une des pratiques exemplaires pour l'examen et l'évaluation des propositions est de constituer un comité d'évaluation. En règle générale, ce comité est composé d'au moins trois évaluateurs, sélectionnés par le responsable du projet, et comprend au minimum :

• une personne habilitée à administrer le contrat
• un expert dans le domaine abordé dans le cadre du projet
• un intervenant représentant une diversité de points de vue en rapport avec le projet

Les évaluateurs ne doivent avoir aucun conflit d'intérêts réel, perçu ou apparent susceptible de compromettre leur capacité à prendre une décision équitable. Chaque évaluateur doit signer une déclaration confirmant l'absence de conflit d'intérêts avant le lancement du processus d'évaluation.

Afin de garantir l'impartialité de l'évaluation, chacun des membres du comité doit examiner et évaluer les propositions de manière indépendante en vue de l'attribution d'une note objective. Ce n'est qu'une fois les évaluations approfondies terminées que les membres du comité se réunissent à nouveau pour :

1. échanger sur leurs points de vue, notamment lorsque les notes attribuées par les évaluateurs divergent fortement, car il est possible que des éléments d'information aient pu échapper à l'attention de certains évaluateurs
2. réviser les notes qu'ils ont attribuées aux propositions à la lumière des discussions mentionnées au point 1, et ainsi s'assurer que la note finale est le reflet d'une évaluation aussi juste que possible
3. calculer et finaliser les notes
4. désigner le ou les meilleurs promoteurs

L'évaluation et tous les documents à l'appui, y compris les déclarations des membres du comité d'évaluation, doivent être consignés conformément à la section 7.9 de la Politique d'appel d'offres.

10.2. Vérification de la conformité (exigences obligatoires)

Chaque proposition est examinée afin d'en vérifier la conformité aux exigences obligatoires énoncées dans l'appel de propositions. Ces exigences sont évaluées selon un système de notation réussite/échec. Toute proposition qui ne satisfait pas pleinement à chacune des exigences obligatoires ne sera pas prise en considération.

Si le promoteur suggère une solution de remplacement à l'une des exigences obligatoires énoncées, ou si les renseignements relatifs à l'une de ces exigences font totalement défaut, la proposition sera jugée non conforme et ne sera pas prise en considération.

10.3. Évaluation technique

Les promoteurs doivent être traités de manière équitable et égale, et leurs propositions doivent être évaluées conformément à la procédure décrite dans l'appel de propositions. Tout au long de ce processus, il faut veiller à ne prendre aucune mesure ni aucune décision qui pourrait être interprétée comme conférant un avantage indu à un promoteur.

Voir l'annexe 5 pour en savoir plus sur l'évaluation technique. 

10.4. Évaluation du prix

Habituellement, après l'évaluation de la proposition technique d'un promoteur, c'est au tour de sa proposition de prix. La manière dont les prix sont évalués dépendra de la méthode de sélection retenue. Veuillez-vous reporter à la section 7.7.3 de la Politique d'appel d'offres pour une liste de ces méthodes, ainsi qu'à l'annexe 5 pour en savoir plus sur leur application.

10.5. Demande de précisions et de renseignements supplémentaires

Le processus d'appel de propositions autorise la réception de renseignements après la clôture de la période de soumission si le responsable du projet en fait la demande, notamment pour :

• étayer un élément de la proposition;
• fournir des précisions; et/ou
• confirmer ou clarifier tout aspect de la proposition susceptible de prêter à confusion

Les promoteurs ne doivent pas être autorisés à corriger ou à modifier leur proposition.

Toute précision, confirmation ou information complémentaire doit être fournie par écrit. 

10.6. Vérification des références

Si les promoteurs doivent fournir des références dans le cadre de l'appel de propositions, celles de chaque promoteur conforme doivent être vérifiées. Les questions posées doivent être objectives et en lien direct avec les critères d'évaluation. La même série de questions doit être posée à toutes les références. Les questions et les réponses doivent être consignées conformément aux dispositions de la section 7.9 de la Politique d'appel d'offres.

10.7. Négociations

Une fois les propositions évaluées, les membres du comité d'évaluation peuvent s'être mis d'accord sur un promoteur retenu. Des négociations peuvent ensuite être engagées avec le promoteur retenu ou ceux qui figurent sur la liste des finalistes en vue d'éclaircir certains points de leurs propositions ou les modalités du contrat, ou encore d'apporter des modifications mineures à la portée des travaux.

Si le processus de négociation implique plusieurs promoteurs, tous les promoteurs concernés par les négociations finales doivent être informés du déroulement et de l'objectif de ces négociations. Toutes les parties prenantes aux négociations doivent être traitées de manière équitable et impartiale. Les renseignements supplémentaires doivent être communiqués à l'ensemble des participants.

14.1. Avis et renseignements préliminaires

Un avis d'appel d'offres contenant les éléments ci-dessous doit être rédigé :

• le nom et l'emplacement du projet;
• les coordonnées de l'autorité contractante;
• les coordonnées de la personne responsable des demandes de renseignements;
• les coordonnées de l'expert-conseil principal;
• une courte description du projet - taille et catégorie d'infrastructure;
• la date et l'heure de clôture de l'appel de soumissions et renseignements sur la présentation des soumissions;
• les modalités d'obtention des directives, des documents et des addenda de l'appel d'offres;
• la date et le lieu de la réunion préalable au dépôt des soumissions, le cas échéant;
• les dates de commencement et d'achèvement des travaux de construction, s'il y a lieu;
• le type de contrat.

14.2. Invitation à soumissionner

Dans le cadre d'un processus concurrentiel ouvert, l'annonce publique de l'appel d'offres constitue l'invitation à soumissionner. Cette annonce est, de préférence, publiée par le biais d'une plateforme d'approvisionnement en ligne sécurisée. Dans le cas d'un processus concurrentiel sur invitation, il s'agit normalement d'une invitation adressée par écrit à certains soumissionnaires.

Cette invitation doit fournir un résumé du projet et contenir tous les détails nécessaires qui permettront aux soumissionnaires potentiels de déterminer s'ils souhaitent présenter une offre et s'ils sont en mesure de réaliser les travaux.

14.3. Directives à l'intention des soumissionnaires

Les directives à l'intention des soumissionnaires précisent les modalités du contrat d'appel d'offres, y compris les droits et les obligations des soumissionnaires et du responsable de projet dans le cadre de l'appel d'offres.

Elles doivent préciser ce qui suit :

• le format, la date, l'heure et le lieu de remise de la soumission
• les exigences de présentation des soumissions, notamment celles concernant les signataires autorisés, les sceaux et les témoins
• la disponibilité des documents
• les visites sur place et les réunions préalables au dépôt des soumissions
• les modifications aux soumissions
• le retrait des soumissions
• le nombre de jours pendant lesquels la soumission sera irrévocable
• les exigences obligatoires, y compris les garanties, formulées à l'aide des termes « devra », « doit » et/ou « sera ». Le principe de conformité stricte (autrement dit, l'obligation pour le soumissionnaire de respecter toutes les exigences obligatoires) doit lui aussi être clairement énoncé.
• le processus d'évaluation (hormis celle de la soumission recevable la moins disante) qui sera appliquée pour sélectionner le soumissionnaire retenu. Ce processus comprend notamment :
  • les critères qui serviront à l'évaluation des soumissions
  • les critères d'évaluation obligatoires et les critères cotés
  • la grille d'évaluation technique qui sera utilisée pour déterminer le classement des soumissions
  • la méthode de sélection qui servira à déterminer comment le soumissionnaire retenu sera choisi
• les substitutions de matériaux
• la diffusion des requêtes et des addenda;
• la date et l'heure limites pour l'acceptation des questions et des demandes de renseignements ainsi que pour la publication des addenda
• les droits et privilèges sélectionnés du titulaire, conformément aux principes de la réglementation canadienne sur les appels d'offres concurrentiels

14.4. Renseignements sur le projet

L'appel d'offres doit divulguer de façon équitable et impartiale tout renseignement pertinent se rapportant aux conditions souterraines ou cachées, ou aux conditions physiques et/ou aux contraintes sur le site du projet.

Les services, l'équipement et les matériaux qui pourraient être fournis par le responsable du projet doivent eux aussi être divulgués de la même façon.

14.5. Formulaires de soumission

Les soumissions doivent être présentées au moyen des formulaires de soumission adaptés au projet qui réunissent les conditions d'une soumission juridiquement contraignante. Des documents ou formulaires supplémentaires peuvent être exigés.

Le responsable de projet pourrait exiger que les soumissionnaires incluent les corps de métier dans leurs formulaires, ou accorder à ces derniers jusqu'à 48 heures pour fournir ces renseignements suivant le dépôt de leur soumission 

14.6. Renseignements supplémentaires concernant les soumissions et les formulaires (supplément au formulaire)

Les soumissionnaires pourraient être tenus de fournir des documents et/ou des renseignements supplémentaires (connus sous le nom de supplément au formulaire) en plus des formulaires de soumission. Il peut s'agir de documents qui attestent du respect des critères de qualification ou des conditions spécifiques de l'appel d'offres (p. ex., garanties) et de renseignements supplémentaires sur les prix (p. ex., prix différents).

Les suppléments au formulaire d'offre doivent être utilisés avec parcimonie, car l'ajout de renseignements augmente la complexité du processus d'appel de soumissions.

Pour en savoir plus sur les suppléments aux formulaires, y compris ceux qui sont couramment exigés, consultez le document CCDC 23 - Guide des appels d'offres et de l'attribution des contrats de construction, ou reportez-vous à d'autres documents standard de l'industrie.

14.7. Documents contractuels

Les responsables de projets sont libres d'utiliser des modèles de contrats standardisés, comme ceux proposés par le CCDC. Ils peuvent aussi élaborer leurs propres modèles d'appels de soumissions et de contrats. Il est fortement recommandé que les responsables de projets sollicitent l'avis de leur conseiller juridique dans le cadre de ce processus. Les documents contractuels et les autres parties du dossier d'appel de soumissions doivent être passés au crible afin d'éviter qu'ils se recoupent ou entrent en conflit.

14.8. Addenda

Si des addenda ont été publiés pendant la période de l'appel d'offres, ils doivent être inclus dans le dossier d'appel de soumissions. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification des soumissions et l'émission d'addenda, reportez-vous à la section 16.2.

15.1. Dépôt de garantie

Lorsqu'un dépôt de garantie est offert à titre de garantie de soumission, le responsable de projet pourra conserver ce dépôt pour couvrir les dommages-intérêts si le soumissionnaire :

• refuse de conclure un contrat; ou
• refuse ou est dans l'incapacité de fournir la garantie contractuelle requise; ou
• retire sa soumission pendant la période d'acceptation de l'offre et avant son acceptation par le responsable de projet

15.2. Cautionnement de soumission

Les garanties de soumission doivent être présentées sous une forme approuvée par le responsable de projet et provenir d'une société reconnue par celui-ci.

Si l'offre d'un soumissionnaire est acceptée par le responsable de projet, la société de cautionnement est alors responsable au titre de la garantie de soumission. La société de cautionnement sera tenue responsable si le soumissionnaire :

• refuse de conclure un contrat;
• refuse ou est dans l'incapacité de fournir la garantie contractuelle requise;
• retire sa soumission pendant le délai de validité de l'offre et avant son acceptation par le responsable de projet

Aux termes de la garantie de soumission, la société de cautionnement devra indemniser le responsable de projet pour tout dommage et préjudice occasionné. Le montant maximal payable au titre de la garantie de soumission, quelle que soit la perte effective, correspond à la valeur nominale de la garantie.

16.1. Publication

Une fois que l'appel de soumissions est exact et complet, il doit être officiellement diffusé auprès des soumissionnaires potentiels. Un appel d'offres doit informer les entreprises et la main-d'œuvre locales de l'occasion qui s'offre à elles de participer au processus d'appel de soumissions.

Dans le cadre d'un processus concurrentiel sur invitation, l'appel d'offres n'est généralement transmis qu'aux entrepreneurs qui ont été directement invités à présenter une soumission. Toutefois, tout autre entrepreneur qui souhaite obtenir les documents et manifeste son intérêt à participer au processus ne devrait pas être écarté.

Dans le cas d'un processus concurrentiel ouvert, l'appel d'offres doit être largement accessible. Il est recommandé d'utiliser une plateforme électronique sécurisée. Les soumissionnaires potentiels doivent pouvoir s'y accéder aisément à peu ou pas de frais. Si l'on utilise une plateforme électronique, un lien sécurisé d'accès à la plateforme doit être fourni aux entrepreneurs qui souhaitent consulter les documents. Les noms des entrepreneurs ayant fait une demande d'accès doivent être consignés.

16.2. Modification d'un appel d'offres

Un addendum désigne toute modification ou précision apportée au dossier d'appel d'offres par le responsable du projet avant la date et l'heure limites de soumission. Les addenda doivent être utilisés pour s'assurer que tous les soumissionnaires reçoivent un avis écrit des modifications ou précisions apportées pendant la période d'appel d'offres.

L'appel d'offres doit exiger que l'entrepreneur accuse réception des addenda.

Les modifications apportées aux spécifications doivent être effectuées bien avant la date limite de soumission. Les directives à l'intention des soumissionnaires doivent préciser la date limite de réception des questions ou des demandes de renseignements de la part des soumissionnaires, ainsi que la date limite de publication des addenda.

Une fois publiés, les addenda font partie intégrante du dossier d'appel d'offres.

17.1. Modification et retrait d'une soumission

Il est possible de modifier une soumission à condition que ces modifications soient présentées conformément aux modalités de l'appel d'offres et qu'elles sont reçues avant la date et l'heure de clôture. De même, une soumission peut être retirée à condition que la demande de retrait soit présentée conformément aux modalités de l'appel d'offres et qu'elle soit reçue avant la date et l'heure de clôture.

À l'issue de la période de soumission, les soumissions deviennent irrévocables et ne peuvent être ni modifiées ni retirées. Une exception est prévue en cas d'erreur significative et manifeste concernant le prix si des conditions particulières sont réunies. Voir la section 19.5.2 pour plus de détails.

17.2. Protection des soumissions

Les renseignements liés aux soumissions reçues (p. ex., le nombre de soumissions reçues, les noms des soumissionnaires, etc.) ne doivent pas être divulgués. La divulgation de tels renseignements pourrait nuire à l'intégrité du processus d'appel de soumissions.

17.3. Report de la date de clôture

La date de clôture fixée et publiée dans l'appel de soumissions n'est modifiée que dans des circonstances tout à fait exceptionnelles.

Tout avis de modification de la date limite doit être publié au moins 7 jours civils avant la date limite initiale et doit être communiqué à tous les entrepreneurs et professionnels de la même manière que pour tout addenda.

Un entrepreneur ayant déposé une soumission avant le report de la date limite doit être informé du fait qu'il peut y apporter des changements, à condition que la version mise à jour soit remise au service désigné au plus tard à la nouvelle date limite.

19.1. Examen administratif

Un soumissionnaire est dit « conforme » s'il a présenté une soumission qui satisfait aux exigences obligatoires énoncées dans l'appel d'offres. Quand l'une des exigences obligatoires n'est pas respectée (p. ex., défaut de fournir la garantie de soumission requise), la soumission est considérée comme non conforme et doit être rejetée.

19.2. Exclusion d'une soumission

Les responsables de projet doivent consulter leur conseiller juridique à propos de la possibilité ou de la nécessité d'exclure une soumission.

Dans tous les cas où une soumission est officiellement rejetée à l'issue de l'évaluation (qu'elle soit administrative ou technique), le soumissionnaire doit en être informé selon la procédure décrite dans l'appel d'offres.

19.3. Comité d'évaluation

L'une des pratiques exemplaires pour l'examen et l'évaluation des soumissions à l'aide d'une méthode de sélection basée sur des critères techniques est de constituer un comité d'évaluation. En règle générale, ce comité est composé d'au moins trois évaluateurs, sélectionnés par le responsable du projet, et comprend au minimum :

• une personne habilitée à administrer le contrat
• un expert dans le domaine abordé dans le cadre du projet
• un intervenant représentant une diversité de points de vue en rapport avec le projet

Les évaluateurs ne doivent avoir aucun conflit d'intérêts réel, perçu ou apparent susceptible de compromettre leur capacité à prendre une décision équitable. Chaque évaluateur doit signer une déclaration confirmant l'absence de conflit d'intérêts avant le lancement du processus d'évaluation. Ces déclarations doivent être consignées conformément aux dispositions de la section 7.9 de la Politique d'appel d'offres.

Afin de garantir l'impartialité de l'évaluation, chacun des membres du comité doit examiner et évaluer les soumissions de manière indépendante en vue de l'attribution d'une note objective. Ce n'est qu'une fois les évaluations approfondies de chaque personne terminées que les membres du comité se réunissent à nouveau pour :

1. échanger sur leurs points de vue, notamment lorsque les notes attribuées par les évaluateurs divergent fortement, car il est possible que des éléments d'information aient pu échapper à l'attention de certains évaluateurs
2. réviser leurs notes individuelles à la lumière des discussions mentionnées au point 1, et ainsi s'assurer que la note finale attribuée reflète l'évaluation aussi juste que possible
3. calculer et finaliser les notes
4. désigner le ou les meilleurs soumissionnaires

L'évaluation et tous les documents à l'appui doivent être consignés conformément à la section 7.9 de la Politique d'appel d'offres.

Si, à l'étape des discussions, avant d'établir la note finale, le comité d'évaluation souhaite obtenir des précisions sur un point ambigu d'une soumission, le responsable de projet peut demander au soumissionnaire de fournir des précisions par écrit. Il est toutefois recommandé d'en discuter avec le conseiller juridique du responsable de projet, car il s'agit là d'une situation extrêmement délicate. Une précision est l'explication d'un aspect existant d'une soumission; il ne s'agit pas d'une révision ou d'une modification de celle-ci. Elle ne peut en aucun cas conduire à l'ajout de renseignements à une soumission ni à un assouplissement ou une modification des critères d'évaluation par les membres du comité. Une demande de renseignements ne doit, en aucun cas, conférer un avantage à un soumissionnaire par rapport aux autres ni permettre de modifier le prix proposé ou d'apporter des changements à une soumission.

Le contrat ne peut être attribué qu'au soumissionnaire recommandé par le comité d'évaluation.

19.4. Évaluation des soumissions

Pour déterminer la meilleure valeur, les responsables de projet peuvent choisir d'évaluer certains aspects techniques des soumissions conformes à l'aide d'un système de points, en plus du prix de la soumission. La section 7.7.2 de la Politique d'appel d'offres contient des exemples de critères techniques.

Dans le cas des méthodologies d'évaluation décrites à la section 7.7.3 de la Politique d'appel d'offres qui prévoient une évaluation technique, on recourt généralement à une procédure sous deux enveloppes. Dans le cadre d'une telle procédure, la première enveloppe contient les renseignements et critères techniques de la soumission, et la seconde, la soumission de prix.

Les soumissionnaires doivent être traités de manière équitable et égale, et leurs soumissions doivent être évaluées conformément à la procédure décrite dans l'appel d'offres. Tout au long de ce processus, il faut veiller à ne prendre aucune mesure ni aucune décision qui pourrait être interprétée comme conférant un avantage indu à un soumissionnaire.

L'évaluation de la soumission de prix et la sélection du soumissionnaire retenu varient en fonction de la méthode employée.

Voir l'annexe 5 pour des exemples de critères d'évaluation et de processus applicables à chaque méthode de sélection décrite dans la Politique d'appel d'offres.

19.5. Situations particulières

Les sections ci-dessous décrivent certaines situations particulières pouvant survenir au cours du processus d'évaluation, ainsi que les pratiques exemplaires applicables.

19.6. Demande d'éclaircissements et de justification

Les soumissionnaires peuvent être appelés à fournir des informations supplémentaires afin de confirmer ou de justifier les renseignements relatifs aux sous-traitants, aux fournisseurs et aux travailleurs figurant dans leur soumission. Lors de la confirmation ou de la justification de ces informations, les soumissionnaires ne doivent pas être autorisés à modifier leur soumission. 

20.1. Renseignements généraux

Avant de conclure un contrat, les responsables de projet doivent s'assurer que le coût du contrat s'inscrit dans leur budget, y compris toute contribution apportée par SAC.

20.2. Acceptation de la soumission et avis d'adjudication

Une fois ces éléments validés, les responsables de projet peuvent finaliser le contrat selon le modèle approuvé, notamment en précisant les modalités exactes du contrat et en informant le soumissionnaire retenu. Ces démarches doivent être effectuées dans les meilleurs délais.

20.3. Délai de validité de l'offre

Bien qu'un contrat puisse être attribué à tout moment après la clôture de l'appel d'offres, le soumissionnaire n'est pas tenu d'accepter un contrat si celui-ci lui est attribué après le délai de validité de l'offre donnée.

L'appel d'offres doit préciser la marche à suivre pour prolonger le délai de validité de l'offre. Si le contrat ne peut pas être attribué avant la fin du délai de validité de l'offre, les soumissionnaires devront soit être informés de la prolongation de ce délai, soit être invités à accepter de prolonger la validité de leur offre au-delà de ce délai, conformément à la procédure prévue dans l'appel d'offres. 

20.4. Garantie contractuelle

La garantie contractuelle est fournie par le soumissionnaire retenu afin de garantir qu'il mènera à bien le projet comme convenu dans le contrat. Le soumissionnaire retenu dispose généralement de 14 jours pour verser la garantie contractuelle après l'adjudication du contrat. Les garanties contractuelles doivent être conformes aux exigences énoncées dans l'appel d'offres.

Les formes traditionnelles de garantie contractuelle comprennent ce qui suit :

• le cautionnement d'exécution et le cautionnement pour salaires et matériaux, dont le montant est généralement fixé à 50 % du montant payable au titre du contrat
• un dépôt de garantie d'un montant habituellement égal à 10 % du montant du contrat.

Le responsable de projet doit restituer la garantie de soumission à l'entrepreneur dans les 48 heures suivant la réception d'une garantie contractuelle acceptable. Le responsable de projet peut, à la demande de l'entrepreneur, convertir le dépôt de garantie de soumission en garantie contractuelle.

La section 7.6.3.2 de la Politique d'appel d'offres définit les exigences minimales en matière de garantie pour les projets d'immobilisations. Des garanties autres que celles-ci peuvent être utilisées dans des circonstances particulières prévues par la Politique.

20.5. Contrat

Le contrat officiel découlant de l'appel d'offres peut être envoyé au soumissionnaire retenu. Des modèles de contrat sont disponibles auprès du CCDC et d'autres centres d'expertise du secteur.